Een waardevolle oplossing voor Kotra Logistics
De Kotra Logistics Group is het moederbedrijf van vijf afzonderlijke transportbedrijven. De groep heeft drie vestigingen in Nederland en twee in Denemarken. Eén van de bedrijven uit de groep, Van Maanen Koeltransport is gevestigd in IJmuiden. De administratie van dit bedrijf wordt echter gevoerd in Oostburg. Aangezien 90% van de facturen wel in IJmuiden goedgekeurd dient te worden, werden facturen veel heen en weer gestuurd tussen beide vestigingen.
Om het administratieve proces te vereenvoudigen en de circa 36.000 inkoopfacturen sneller en beter af te kunnen handelen, heeft de Kotra Logistics Group ervoor gekozen om de facturen voor zowel Van Maanen Koeltransport en Kotra Wagenparkbeheer digitaal af te handelen met Blue10 om vervolgens deze facturen te boeken in Unit 4 Multivers.
Hoe gaat het werken met Blue10?
‘Alle facturen komen per post of e-mail binnen in Oostburg en worden hier gescand. Door de automatische toepassing van factuurherkenning worden relevante factuurgegevens automatisch van een factuur herkend. Vervolgens komt de factuur in de workflow van Blue10 en wordt de factuur geboekt in Unit 4 Multivers. Nadat de factuur geboekt is in Unit 4 Multivers, wordt deze digitaal doorgestuurd naar de verantwoordelijke personen in IJmuiden om de gewenste goedkeuring te verkrijgen. Na het hele proces van boeken en goedkeuren blijft de factuur altijd beschikbaar in het digitale archief van Blue10.’
Wat is er verbeterd ten opzichte van het vroegere proces?
Aan het begin van de implementatie voor digitale factuurverwerking in combinatie met Unit 4 Multivers hebben Blue10 en de Kotra Logistics Group een aantal doelstellingen opgesteld. Zo moest Blue10 het aantal risico’s bij de afhandeling van inkoopfacturen verkleinen, de inkomende digitale (vooral PDF) facturen direct verwerkt worden (niet meer uitprinten) en het terugzoeken van inkoopfacturen vereenvoudigen. ‘Bovenstaande doelstellingen zijn binnen een zeer kort tijdsbestek gerealiseerd. De implementatie was in enkele dagen, met een interne doorlooptijd van vier á vijf weken helemaal afgerond’, aldus Peter de Zeeuw, systeembeheerder van de Kotra Logistics Group. ‘Facturen raken nooit meer zoek tussen de verschillende vestigingen en het aantal risico’s is aanzienlijk verkleind. Facturen die per e-mail binnenkomen, kunnen we met de e-mail importer van Blue10 direct inlezen in het factuurherkenningsprogramma. Hierdoor heeft het digitaal versturen en ontvangen van facturen pas echt meerwaarde voor zowel de verzender als de ontvanger.’
Wat zijn de grote voordelen van Blue10?
‘Blue10 heeft onze processen veel duidelijker en overzichtelijker gemaakt. De factuur en de historie bij deze factuur zijn digitaal aan elkaar gekoppeld en hierdoor is de status van een factuur voor iedereen inzichtelijk. Bovendien maakt het niet uit op welke locatie we aanwezig zijn. Blue10 is binnen ons eigen netwerk geïnstalleerd, waardoor we op iedere locatie facturen kunnen inzien. Dit is voor ons zeer waardevol.’
Net als Kotra Logistics eenvoudiger facturen terugzoeken?
Vraag een 1-op-1 demo aan
