Wil jij een besparing aanbrengen op je financiële administratie? Begin met digitale factuurverwerking. Door het gebruik van software voor het digitaal verwerken van facturen in je boekhoudsysteem stroomlijn je het administratieve werkproces en bespaar je op tijdrovende, handmatige handelingen. Blue10 zette de belangrijkste voordelen van digitale factuurverwerking ten opzichte van handmatige, papieren verwerking voor je op een rij.
1) 24/7 toegang
Oplossingen voor het digitaal verwerken van facturen draaien doorgaans in de cloud. Hierdoor heb je altijd en overal toegang tot je administratie: op elke locatie en met ieder apparaat met internetverbinding. Wil je snel checken of een factuur al betaald is? Even inloggen in de administratie en je hebt alle gegevens bij de hand; je zit nooit meer zonder informatie.
2) Nooit meer kwijtgeraakte facturen
Omdat met digitale factuurverwerking alles in één digitale map staat (zie voordeel 3), hoef jij je geen zorgen meer te maken over onoverzichtelijke papieren mappen en archiefkasten. Je raakt geen fysieke facturen meer kwijt, maar hebt ze eenvoudig digitaal bij de hand. Daarnaast ben je in een paar klikken op de hoogte van bij wie een factuur zich bevindt, in plaats van dat je fysieke bureaus af moet gaan op zoek naar de desbetreffende factuur.
3) Overzicht in een digitaal archief
Het terugzoeken van een factuur is voor organisaties vaak een lastige, tijdrovende opgave door het uitgebreide papieren archief. Vanzelfsprekend zijn in een digitaal systeem alle facturen altijd en overal beschikbaar in een digitaal archief. Door de mogelijke zoekopties of -filters te benutten, vind je direct de factuur waar je naar op zoek bent. Belt bijvoorbeeld een leverancier met de vraag waar de betaling blijft? Je hebt binnen een paar klikken de status van de factuur achterhaald en je beantwoordt direct de vraag.
4) Snellere, efficiëntere verwerking
Digitale facturen worden, net als gescande papieren facturen, automatisch ingelezen in één systeem, bijvoorbeeld via een apart e-mailadres of een app. Slimme software voor digitale factuurverwerking maakt daarnaast doorgaans gebruik van zelflerende documentherkenning (OCR). Het systeem herkent automatisch de belangrijkste gegevens van facturen zoals leverancier, factuurnummer, datum en bedragen. Tegelijkertijd wordt een geautomatiseerd boekingsvoorstel gedaan, waarmee facturen zo snel mogelijk worden verwerkt. Zo bespaar je tijd door het automatiseren van handmatige handelingen!
5) Minder fouten
Handmatige verwerking van facturen is foutgevoelig. Neem bijvoorbeeld het overtypen van factuurgegevens: een eenvoudige taak, maar een typfoutje is zo gemaakt. Zelflerende software onthoudt herkende gegevens voor de volgende keer, waardoor het systeem steeds slimmer wordt. Naarmate je meer facturen verwerkt, herkent het systeem automatisch meer gegevens en vervolgstappen. Zo hoef je deze foutgevoelige handelingen niet meer zelf uit te voeren en verwerk je je facturen steeds sneller.
6) Administratie altijd up-to-date
Met een (cloud)oplossing voor het digitaal verwerken van facturen is het bijwerken van je administratie niet meer tijd- en plaatsgebonden. Hierdoor heb jij altijd en overal inzicht in de factuurstroom in jouw organisatie en heb je de mogelijkheid om facturen direct te verwerken. Geen opstapelende papieren en late betalingen meer, maar een digitale administratie die altijd up-to-date is!
7) Milieuvriendelijk
Een papieren administratie met fysieke archiefkast neemt niet alleen veel ruimte in, maar is ook niet bepaald milieubewust. Met een digitale administratie draag je als organisatie bij aan minder papierverbruik; een mooie bijdrage aan duurzame bedrijfsvoering. Daarnaast is de extra kastruimte op kantoor natuurlijk een mooie bijkomstigheid.
Overtuigd van de voordelen?
Digitale factuurverwerking kent veel voordelen voor iedere organisatie. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie, of wil je het met eigen ogen zien? Wij laten het je graag zien tijdens een persoonlijke digitale demo. Vraag hem hier aan!
