Starten met een nieuw project vergt altijd de nodige voorbereiding. Zo ook het digitaliseren van een bedrijfsproces. De hamvraag hierbij luidt: ‘Wat is het beste moment om hieraan te beginnen?’’ Want er zijn altijd meerdere projecten met een hoge prioriteit, of de tijd van het jaar is er niet naar. Kijkend naar specifiek het factuurverwerkingsproces, zien we daarbovenop het dilemma van papieren versus digitale facturen: organisaties ontvangen vaak nog een deel van hun facturen op papier. Hoe pak je deze dilemma’s aan en op welk moment kan je dit het beste doen?
Nieuw boekjaar, nieuw project?
Veel organisaties associëren een nieuw jaar vaak ook met nieuwe projecten. Maar is dat wel zo handig op de financiële administratie? De eerste vier maanden van het jaar staan vaak in het teken van de jaarafsluiting. Januari is hierdoor doorgaans een drukke maand op iedere financiële administratie; naast de normale werkzaamheden worden ook nog de laatste facturen van het voorgaande jaar geboekt, en de voorbereidingen van de jaarafsluiting worden getroffen. Bovendien is in december de bezetting binnen veel organisaties dunner dan gewoonlijk, wat je terugziet in de werkdruk in januari.
Belangrijk bij een project als de digitalisering van het factuurverwerkingsproces is voldoende tijd en aandacht. In principe hoeft de omschakeling naar digitale factuurverwerking niet tijdrovend te zijn. Echter, als er niet genoeg tijd voor is vrijgemaakt kan het stroever verlopen dan nodig. Wil je dus echt op 1 januari beginnen met het digitaal verwerken van facturen? Zorg dan dat je de voorbereidingen treft wanneer daar tijd voor is in de organisatie, door bijvoorbeeld in november of december al een volledige maand digitaal facturen te verwerken. Zo begin je in het nieuwe jaar meteen de vruchten te plukken van het geoptimaliseerde proces.
Geen enkel moment is ideaal en daarom is ieder moment ideaal
Hoewel een geheel digitaal boekjaar natuurlijk een mooi streven is, is 1 januari is dus niet voor iedere organisatie het ideale moment om te starten met digitale factuurverwerking. Wat dan wel? Uiteindelijk is dit moment voor iedere organisatie anders, maar één ding hebben alle organisaties gemeen: het moment dat men een factuur zoekt die dateert van vóór de digitalisering van de financiële administratie.
Juist dit scenario geeft meteen antwoord op de hierboven gestelde vraag. Nee, er is geen ideaal moment om te starten of eigenlijk beter; ja, ieder moment is ideaal om te starten. Het moment dat iemand een factuur zoekt die nog dateert van net voor het startmoment van digitaliseren, komt toch wel. Of je nu in januari begint, in april of juli. Iedereen loopt tegen dat moment aan en denkt dan nog maar één ding; was ik maar eerder begonnen met facturen digitaliseren, dan had ik die factuur allang teruggevonden…
