Organisaties die voorraadhoudende artikelen inkopen kennen de problematiek van de crediteurenadministratie die (te) veel tijd besteedt aan de administratieve afhandeling van het hele inkoopproces, van bestelling tot en met de verwerking van de inkoopfacturen. Een aantal voorbeelden waar het in dit proces misgaat: inkopen zijn niet in het systeem vastgelegd, ontvangsten worden niet geboekt, pakbonnen zijn zoek, in de organisatie weet niemand wie de bestelling gedaan heeft, vragen van leveranciers kunnen niet snel worden beantwoord en de stapel papieren op het bureau van de administratief medewerker blijft toenemen.
Hoe meer je jezelf herkent in bovenstaande, hoe groter de noodzaak om hiermee aan de slag te gaan. Door bestellingen in een ERP-systeem vast te leggen en inkomende facturen digitaal en automatisch te verwerken, wordt het proces van inkoop tot en met de betaling versoepeld. Door het proces zo in te richten dat facturen automatisch kunnen matchen met de bijbehorende inkooporder en eventuele pakbon, kan dit proces nog verder geautomatiseerd en versneld worden. In deze blog vertellen we je er meer over.
Inkopen vastleggen
Organisaties kunnen verschillende redenen hebben om hun inkopen of bestellingen te registreren, zoals het bijhouden van de voorraad, het vastleggen van verplichtingen die aangegaan zijn of de mogelijkheid om een inkoop te kunnen koppelen aan een project of een verkoop. De wijze waarop een inkoop/bestelling geregistreerd wordt, is per onderneming verschillend; van bestelformulier in Excel tot het aanmaken van een inkooporder in een ERP-systeem, waarbij de inkooporder bovendien automatisch (per e-mail of als elektronische factuur) binnenkomt bij de leverancier. In het MKB wordt het merendeel van de bestellingen ‘gewoon’ per telefoon of e-mail geplaatst, zonder een verdere vastlegging in een systeem.
Naast de wijze waarop men inkopen/bestellingen registreert, is er veelal een verschil in de mate van details die vastgelegd worden in de inkooporder, waarbij we wederom twee uitersten aanhalen. Er zijn organisaties waarbij goederen besteld worden aan de hand van een productomschrijving, zonder soms überhaupt de prijs precies te weten. Aan de andere kant zijn er organisaties die in hun ERP-systeem over het volledige artikelbestand van hun leveranciers beschikken met de bijbehorende prijzen en inkopen volledig digitaal/elektronisch vastleggen en afhandelen. Om een factuur automatisch te matchen met de daaraan voorafgaande inkooporder, wordt gebruik gemaakt van de beschikbare data op zowel order als factuur. Over het algemeen kunnen we daarom stellen dat hoe vollediger, hoe groter de kans dat factuur en order automatisch matchen. Dit versnelt het proces van inkoop tot betaling, waardoor het goed vastleggen van inkopen voor beide partijen voordelen oplevert.
Ontvangsten vastleggen
Op het moment dat je een bestelling hebt ontvangen, wil je de goederen die geleverd worden natuurlijk ook controleren op basis van o.a. de bestelde aantallen en de kwaliteit van de levering. De wijze waarop deze ontvangstcontrole plaatsvindt, verschilt per organisatie en hangt onder andere samen met de bestemming van de goederen, van eigen magazijn tot direct op een project. Indien akkoord, tekent het magazijn of een soortgelijke afdeling, voor ontvangst.
De wijze waarop de ontvangst(en) vervolgens word(t)(en) vastgelegd loopt zeer uiteen, van getekende pakbon tot en met een volledige ontvangstregistratie in een ERP-systeem. Op het moment dat de ontvangst wordt vastgelegd in een ERP systeem, wordt hiermee feitelijk de voorraad ook digitaal vastgelegd en wordt de waarde van de voorraad opgeboekt. Hoe het hele proces ook geregeld is, de gemene deler is dat inkopen of bestellingen ook als ontvangen geregistreerd moeten zijn, voordat de factuur kan worden goedgekeurd voor betaling.
De controle van factuur en goederenontvangst kan handmatig of automatisch plaatsvinden. Indien er geen bestelling is vastgelegd in een ERP systeem, wordt de pakbon nog wel eens gebruikt als ‘bevestiging van de bestelling’. De controle van pakbon met factuur vindt in dat geval handmatig plaats. Indien zowel bestelling als ontvangst digitaal zijn vastgelegd, kan de factuur automatisch vergeleken en gecontroleerd worden met de bestelling en ontvangst. Hierover later meer.
Omgaan met pakbonnen
Organisaties die hun inkopen/bestellingen nog niet in een ERP-systeem vastleggen, kunnen order, pakbon en factuur ook nog niet automatisch met elkaar vergelijken en, bij overeenkomst, automatisch de factuur boeken in de administratie. Deze organisaties gebruiken veelal de getekende pakbon om factuur en bestelling met elkaar te controleren.
Onze klanten hebben in het verleden gevraagd of wij, Blue10, konden helpen om dit proces makkelijker te maken en daarom hebben we een pakbonmodule geïntroduceerd. Hierbij worden pakbonnen die ergens in de organisatie binnenkomen direct bij ontvangst gescand, eventueel met behulp van een mobiele App, en komen zo automatisch in onze software te staan, waar de gebruiker de pakbon kan registreren op een leverancier. Groot voordeel hiervan is dat de pakbon bij ontvangst direct digitaal beschikbaar is en deze dus niet op papier bewaard hoeft te worden tot het moment dat de factuur binnenkomt. Op het moment dat de factuur binnenkomt, kan de desbetreffende order- of pakbonnummer op de factuur geregistreerd worden, waarna zowel factuur als pakbon (automatisch) aan elkaar gekoppeld worden. Hiermee zijn pakbonnen in het vervolg digitaal beschikbaar en direct gekoppeld aan de betreffende factuur. Daarmee wordt het controleren van facturen en pakbonnen velen malen eenvoudiger.
Facturen automatisch matchen
Wanneer inkopen digitaal worden geregistreerd en ontvangsten digitaal worden vastgelegd, kunnen de facturen die daarna binnenkomen automatisch aan elkaar gekoppeld worden. Dit noemt men inkoopordermatching. De term ‘inkoopordermatching’ wordt in onze ogen nog wel eens te makkelijk gebruikt. De mate van automatisering in het boekingsproces is bij de ene softwareleverancier anders of van een ander niveau dan bij de andere leverancier. Bij Blue10 houden we de volgende definitie aan: “Het geautomatiseerd matchen van een inkoopfactuur met een eerder aangemaakte inkooporder, de daarbij horende (goederen)ontvangsten en het daadwerkelijk automatisch boeken van een factuur in het ERP-/ boekhoudsysteem op het moment dat de order(ontvangst) en de factuur met elkaar overeenkomen.”
Wanneer in de software alleen gekeken wordt naar een match tussen factuur en order, spreekt men van een zogenaamde 2-way match. Nadeel hiervan is dat men er eigenlijk vanuit gaat dat de ontvangen goederen in aantallen en kwaliteit altijd overeenkomt met datgeen wat vastgelegd is in de order. Bij een 3-way match wordt de factuur niet alleen gecontroleerd op basis van de order, maar wordt ook een controle uitgevoerd op geboekte ontvangsten. Door de order en factuur ook nog eens te matchen met geboekte ontvangsten ontstaat er een kleinere kans dat facturen ten onrechte ‘goedgekeurd’ worden bij matching en daarnaast voorkomt dit fysieke en/of boekhoudkundige voorraadverschillen. Bij een 2-way match kan het immers voorkomen dat goederen boekhoudkundig wel geboekt worden (bij ontvangst van de factuur), maar daadwerkelijk nooit binnen komen en dus helemaal niet op voorraad liggen.
Conclusie
In dit eerste deel van onze driedelige blogserie over inkoopordermatching hebben we een introductie gegeven van het inkoopproces en een eerste aanzet gegeven van de verschillende mogelijkheden die er zijn om met bestellingen, ontvangsten (en pakbonnen) en uiteindelijk facturen om te gaan. Het is duidelijk dat wanneer bestellingen digitaal worden vastgelegd en ontvangsten digitaal worden geregistreerd, het veel eenvoudiger is om de factuur te controleren. Met automatische ordermatching verloopt het controleproces zelfs (volledig) automatisch en dat draagt weer bij aan het voorkomen van de goedkeuring (en betaling) van facturen die fouten bevatten, in aantallen en/of prijzen.
In het tweede deel van deze serie gaan we in op de verschillende vormen van inkoopordermatching, namelijk één order = één factuur versus regelmatching. In een laatste blog gaan we vervolgens in op het verder optimaliseren van inkoopordermatching in de praktijk.
