Door facturen digitaal te verwerken, heb je een eerste stap gezet naar een efficiëntere administratie. Een volgende stap naar een meer geautomatiseerde administratie kan gemaakt worden door bestellingen en ontvangsten digitaal vast te gaan leggen in een ERP-systeem en vervolgens facturen automatisch te laten matchen (en boeken) op het moment dat factuur, bestelling en ontvangst met elkaar overeenkomen. In de vorige blogs hebben we verteld wat inkoopordermatching precies is en welke vormen van inkoopordermatching in de praktijk bestaan.
In theorie zouden factuur en order(s) altijd overeen moeten komen. Klant en leverancier maken immers prijsafspraken die verwerkt worden op een inkooporder. Bij de levering van de goederen worden de aantallen en de kwaliteit van de goederen gecontroleerd en (in theorie) door beide partijen vastgelegd. Een factuur is feitelijk niets meer dan een totaal van Aantallen (Q) en Prijzen (P). Als iedereen de gemaakte afspraken na zou komen, zou er altijd een match zijn tussen factuur, order en (ontvangsten). In de praktijk blijkt echter dat veel klanten worstelen met het matchingspercentage tussen facturen en inkooporders. In deze blog beschrijven we daarom de knelpunten en uitdagingen waar organisaties tegenaan lopen en geven we je handvatten waarmee ook jij meer winst haalt uit inkoopordermatching.
Inkoopordermatching: doel of middel?
Zoals in de vorige blog beschreven werkt inkoopordermatching in de praktijk bij Blue10 heel simpel. Voor een correcte match moet het totaalbedrag op de factuur overeen komen met het totaal van de geboekte ontvangsten op de inkooporder, zonder daarbij te kijken naar de details op de individuele regels van zowel de order als de factuur. Feitelijk levert een systeem als Blue10 dus dezelfde matching op als wanneer je dit handmatig zou doen, alleen gebeurt dit nu digitaal en gaat een gematchte factuur nu automatisch je boekhouding in. Daarbij maakt inkoopordermatching inzichtelijk hoe hoog het matchingspercentage werkelijk is (en was) en kan het daarom enkel als praktisch hulpmiddel gezien worden om het proces te optimaliseren en niet als doel of oplossing voor bestaande problemen in de (inkoop)administratie. Zoals voor iedere software oplossing namelijk geldt, valt of staat de effectiviteit ervan bij de juiste voorbereiding en inrichting. Een laag matchingspercentage is niet persé het resultaat van niet-functionerende software, maar veel vaker van knelpunten in de administratie zelf. Uit analyse van onze software blijkt dat vijf veelvoorkomende knelpunten in veel gevallen de oorzaak zijn van een tegenvallend matchingspercentage. Hieronder staan deze beschreven en dragen we een oplossing aan waarmee ook jij meer winst haalt uit inkoopordermatching.
1. Artikelprijzen van bepaalde producten zijn niet actueel in het artikelstambestand, worden nooit ingevoerd of worden altijd handmatig, bij het aanmaken van de order, ingevoerd door een inkoper.
Dit is een van de meest voorkomende oorzaken van een ‘mismatch’ tussen factuur en order, die tevens het eenvoudigst op te lossen is. Wanneer prijzen niet actueel zijn of zelfs helemaal niet vastgelegd zijn op een order, zal een factuur altijd afwijken van de order en kan er geen correcte match plaatsvinden. Waar men bij het handmatig matchen nog kan zien dat de prijs aangepast of ingevuld moet worden, haalt onze software alle ontvangen regels onder een order automatisch op en ziet vervolgens dat deze niet overeenkomen, omdat er geen of een verkeerde prijs is ingevoerd bij één of meer artikelen. Iedere handmatige handeling voor een boeking, is per definitie een handeling te veel. Het is daarom aan te raden om alles wat je vooraf weet vast te leggen. Dit klinkt heel eenvoudig, maar eigenlijk is dat het ook. Te vaak zien wij dat inkopers een prijs wel weten of een prijswijziging wel doorkrijgen, maar deze niet op de order invoeren of aanpassen. Als men vooraf zorgt voor actuele en juiste prijzen kan Blue10 een correcte match geven en de factuur automatisch boeken.
2. Additionele kosten, zoals bestel-, order-, verpakkings- en transportkosten worden achteraf altijd handmatig als extra regel bij de factuur geboekt.
Een andere oorzaak die we veel zien, zijn additionele kosten die wel op de factuur staan, maar niet op de order worden vastgelegd. Wederom betekent dit dat er geen automatische match kan plaatsvinden tussen order en factuur, omdat de orderwaarde lager is dan de factuurwaarde (door deze extra kosten op de factuur). Vaak wordt het argument gebruikt dat men deze kosten van te voren nog niet weet of dat deze kosten variabel zijn. Als men weet dat er variabele, additionele kosten van toepassing zijn, dan helpt het om deze component standaard (geautomatiseerd), bij deze leveranciers, op de order te plaatsen. Dan is alleen het bedrag nog variabel. De eerste stap is dat bijvoorbeeld de bestelkosten ook op de order worden vastgelegd. De tweede stap is het vastleggen van de juiste bestelkosten. Dit kan ofwel door bij het plaatsen van de order direct de bestelkosten op te vragen bij de leverancier ofwel door vaste afspraken te maken met de leverancier over de bestelkosten. Dit is niet altijd makkelijk, maar misschien kan je wel beter wat hogere bestelkosten betalen aan de voorkant, dan iedere factuur handmatig moeten boeken aan de achterkant van het proces. Dit geldt uiteraard voor iedere additionele kostenpost op een order en factuur.
3. Inkoopordernummer staat niet op de factuur
Om een inkooporder met een inkoopfactuur te kunnen matchen moet er altijd een inkoopordernummer op de factuur staan. Op het moment dat organisaties net beginnen met het automatisch matchen van facturen met inkooporders zien we nog wel eens dat er geen matching mogelijk is, omdat ordernummers niet op de factuur vermeldt staan. Zonder ordernummer bij de factuur, kan er geen correcte match plaatsvinden. Heel soms komt dit doordat de leverancier dit nummer niet op zijn factuur wil of kan vermelden. Veel vaker ligt de oorzaak bij de inkoper die vergeet het inkoopordernummer door te geven aan de leverancier. Wat de leverancier niet weet, kan hij natuurlijk ook niet op zijn factuur vermelden. Een handige oplossing hiervoor is het automatisch laten e-mailen van aangemaakte inkooporders naar een leverancier, met inkoopordernummer natuurlijk. De leverancier heeft in dat geval (automatisch) de beschikking over het inkoopordernummer en kan deze dan ook correct op zijn factuur vermelden, zodat er in Blue10 in ieder geval een poging tot automatische matching kan plaatsvinden.
4. Inkooporders worden pas achteraf aangemaakt, aan de hand van de factuur
Dit is misschien wel de meest extreme variant. Als een order wordt aangemaakt aan de hand van de factuur is het natuurlijk vanzelfsprekend dat order en factuur met elkaar in een handmatig proces, overeenkomen. Logischerwijs volgt een inkoopfactuur uit een inkooporder. In een automatisch proces kan alleen matching plaatsvinden als de order al bestaat op het moment dat de factuur in Blue10 komt. Kortom: geen order = geen matching.
5. Meerdere orders op één factuur
Deze laatste veel voorkomende oorzaak van een tegenvallend matchingspercage heeft wat meer toelichting nodig en is ook al besproken in de conclusie van deze blog. Vanuit het papieren proces worden orders veelal verzameld op één factuur, vaak onder het motto; hoe minder facturen, hoe kleiner de kans dat ze zoekraken. Om meerdere inkooporders te laten matchen met één factuur is meer geavanceerde OCR software nodig om deze verschillende ordernummers ook daadwerkelijk te kunnen herkennen van een factuur. Dat zou in de basis geen probleem moeten zijn, alleen met het herkennen van meer dan één ordernummer is dit vraagstuk nog niet opgelost. Zoals we eerder al beschreven kan software enkel gezien worden als praktisch hulpmiddel voor het optimaliseren van het proces. Inkoopordermatching helpt je om een verschil aan te tonen op de verzamelfactuur, niet om het verschil op te lossen.
In de praktijk blijkt dat meerdere ordernummers op één factuur ervoor zorgt dat de kans dat een factuur niet volledig matcht (per ordernummer op de factuur) toeneemt. Hoe meer orders, hoe groter de kans op een klein foutje ergens in één van de regels. Wij zijn daarom van mening dat je dit gegeven moet omdraaien. Als meer orders(regels) zorgt voor een lagere matchingskans, dan zouden minder orders(regels) voor een hogere matchingskans moeten zorgen. In de aanvang vraagt dit mogelijk wel een (kleine) aanpassing in de huidige werkwijze, die jou echter veel winst gaat opleveren. De aanpassing zit hem in het feit dat leveranciers per order of soms zelfs per levering gaan factureren. Ze zijn daar niet altijd even blij mee, omdat ze veel meer facturen moeten maken en verzenden. Om leveranciers te overtuigen om per order te factureren, kan je hen overtuigen dat een verzamelfactuur met veel orders, waarbij er één order afwijkt, in veel gevallen niet betaald wordt totdat de afwijking is opgelost. Een factuur met één order die matcht, wordt daarentegen direct geboekt en kan doordoor tijdig betaald worden. Voor de snelheid van verwerken is het bovendien erg praktisch om de leverancier direct te vragen of hij zijn factuur voortaan digitaal of elektronisch kan sturen. De verwerking van de factuur wordt hiermee voor beiden vele malen eenvoudiger; geen postzegel en facturen vouwen meer voor de leverancier en je hoeft de papieren facturen niet meer te scannen. Een win-win situatie dus!
Onze oplossing
Wat we met bovenstaande praktijkvoorbeelden en bijhorende oplossingen willen illustreren is dat er veel winst valt te behalen met inkoopordermatching. Dat wil alleen niet zeggen dat de winst gerealiseerd kan worden door alleen de inzet van software, dit is slechts een hulpmiddel. Als order en factuur volledig overeenkomen, wordt een factuur automatisch geboekt en heb je er dus helemaal geen omkijken naar. Om een zo hoog mogelijk matchingspercentage te realiseren, is het verleidelijk om de oplossing in de software te zoeken. Alleen hoe zeer de software ook wordt aangepast, als de data afwijkt, kan de software er niet (automatisch) iets uit laten komen wat wel overeenkomt.
De grootste winst voor het optimaliseren van het matchingspercentage wordt dan ook behaald door slim te kijken naar de eigen processen en door de aanpassingen die mensen in hun huidige werkwijze doen. Geautomatiseerde inkoopordermatching is in de basis geen oplossing voor de huidige knelpunten, maar door te starten met een digitale verwerking van facturen maak je deze knelpunten wel zichtbaar. Verwacht niet van jezelf of van je organisatie dat deze knelpunten binnen afzienbare tijd opgelost zijn. Begin met het inzichtelijk maken waar de grootste knelpunten zitten en ga vervolgens per leverancier en soms zelfs inkoper aan de slag om het iedere keer weer verder te optimaliseren.
