Software leveranciers maken er nog wel eens een hobby van; onduidelijkheid scheppen over wet- & regelgeving en vervolgens software verkopen die een klant eigenlijk niet nodig heeft. Dit is wellicht wat dik aangezet, maar een kern van waarheid zit hier zeker in. Softwareleveranciers met een oplossing voor het digitaal versturen en/of ontvangen van facturen, houden er nog wel eens een andere mening op na hoe een digitale factuur nu eigenlijk verstuurd moet worden en welke mate van beveiliging hierbij noodzakelijk is. In een vorig blogbericht is nader ingegaan op de verschillen tussen de digitale en elektronische factuur. In dit blogbericht zoomen we verder in op de digitale factuur. Met behulp van deze blog post proberen we je verder te helpen op dit gebied en proberen we een verschil te maken tussen nut en noodzaak.
Digitaal factureren met of zonder elektronische handtekening?
Als we kijken naar het versturen/ontvangen van digitale facturen, kunnen we globaal drie varianten onderscheiden:
- Een PDF bestand per email versturen
- Een beveiligd PDF bestand per email versturen
- Een (beveiligd) PDF bestand beschikbaar stellen in een portal of via een Billing Service Provider naar een ontvanger sturen
Dit zijn drie varianten die erg veel op elkaar lijken; er is echter een belangrijk verschil. Een beveiligd PDF-bestand is voorzien van een zogenaamde elektronische handtekening. De elektronische handtekening is praktisch gezien de elektronische tegenhanger van de handgeschreven handtekening. Een elektronische handtekening bewijst dat de factuur echt door de afzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer). Voor een elektronische handtekening is een specifiek certificaat nodig waarin dit wordt gewaarborgd. Bekende voorbeelden zijn de elektronische ondertekening van de belastingaangifte (met pincode of met DigiD) en de elektronisch ondertekende uittreksels die de Kamer van Koophandel uitgeeft.
Wet- & Regelgeving
Voor 2009 waren de regels voor het verzenden van digitale facturen strenger dan bij papieren facturen. Zo moesten er een afstemmingsbericht zijn, een digitale handtekening en een specifiek vastgelegde overeenkomst tussen beide partijen, voordat zij konden e-factureren. Deze verplichtingen zijn sinds februari 2009 vervallen door een uitspraak van voormalig minister van financiën, Jan Kees de Jager. Een e-mail met bijvoorbeeld een Word- of PDF bestand als bijlage is al voldoende. In principe hoef je als ontvanger deze facturen niet te accepteren. Tenzij in de algemene leveringsvoorwaarden van de leverancier staat dat hij zijn facturen digitaal verstuurt en je hiermee akkoord bent gegaan.
Op de website van de belastingdienst is informatie te vinden over de wet- en regelgeving op het gebied van digitaal factureren. Hieruit blijkt dat de wetgever geen verschil meer maakt tussen de papieren en de digitale factuur. Net als de papieren factuur, moeten ook de digitale- en elektronische factuur voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan;
- De factuur moet authentiek en integer zijn (je moet kunnen aantonen dat de factuur door de afzender is verstuurd en niet is veranderd);
- De belastingdienst moet de factuur kunnen controleren.
Als je als organisatie e-facturen wilt versturen aan je klanten, dan hoef je de Belastingdienst hierover niet te informeren. Wel moet de afnemer akkoord gaan met het feit dat hij een e-factuur toegestuurd krijgt, zo niet dan mag hij de e-factuur weigeren. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat de factuur altijd voor de mens leesbaar gemaakt kan worden zodat de Belastingdienst de factuur kan controleren.
Is er verschil tussen een papieren en een digitale- of elektronische factuur?
Er bestaat nog wel eens onduidelijkheid over de verschillen in verwerking tussen papieren en digitale of elektronische facturen. Eigenlijk is er nauwelijks verschil in de verwerking van de verschillende facturen, behalve de wijze waarop de facturen in een systeem als Blue10 binnenkomen. Onze stelregel is; hoe geavanceerder de factuur binnenkomt, hoe minder handelingen er nodig zijn om de factuur in ons systeem te krijgen. Wij horen ook nog wel eens van mensen dat een elektronische factuur niet meer gecontroleerd hoeft te worden. Nooit meer facturen controleren is in onze ogen een utopie. Evenals de papieren factuur, kan ook de digitale- en de elektronische factuur fouten bevatten. Met behulp van een workflow kunnen facturen digitaal goedgekeurd worden door één of meer medewerkers in een organisatie. Zeker voor kleine organisaties, waarbij de factuur goed inhoudelijk gecontroleerd kan worden, is deze controle meer dan voldoende. Medewerkers die een factuur afhandelen weten vaak zeer goed of iets ook echt besteld is en of de bedragen op de factuur goed zijn. Bovendien hoeft een factuur niet over veel schijven door de organisatie te gaan voor de gewenste goedkeuring. Bij grotere organisaties worden foutieve facturen vaak afgevangen doordat vooraf een inkoopverplichting is vastgelegd. Hierdoor zijn prijzen en aantallen vooraf vastgelegd en middels automatische factuurmatching komt een afwijking tussen factuur en order direct naar voren.
Conclusie
Hieruit kunnen we concluderen dat de wet- en regelgeving rond papieren, digitale en elektronische facturen niet veel verschilt. Het waarborgen van de authenticiteit en integriteit van een factuur door middel van elektronische handtekeningen is niet noodzakelijk en in sommige gevallen eerder een overbodige en complexe toevoeging aan het proces. Nadelige bijkomstigheid is in sommige gevallen ook nog dat het verwerken van digitale inkoopfacturen duurder en complexer wordt dan eigenlijk nodig is, zeker als hier ook nog een Billing Service Provider aan wordt toegevoegd. Het is belangrijk dat je goed weet of dergelijke oplossingen voor jullie ook echt nodig zijn.
Vanzelfsprekend kun je in Blue10 ook beveiligde facturen ontvangen en verwerken, ook als de facturen verstuurd worden via een Billing Service Provider. Kern van het verhaal is dat wij hopen dat kleinere bedrijven, die nadenken over digitale factuurverwerking, zich niet laten afschrikken door onnodige en complexe toevoegingen aan het proces, zoals een ‘verplichte elektronische handtekening’.
