Bukom

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?

‘Toen ik anderhalf jaar geleden als nieuwe Finance Manager binnenkwam bij Bukom, zwierven de inkoopfacturen door het gebouw heen en gingen ze van de ene locatie naar de andere. Hierdoor raakten er geregeld facturen zoek of was het onmogelijk om te bepalen wat de status van een factuur was als een crediteur daarover belde. Gezien het feit dat we naast de administratie van Bukom binnen het kantoor nog zo’n 20 BV’s beheren, was het soms zoeken naar een speld in een hooiberg.’

Waarom hebben jullie voor Blue10 gekozen?

‘Toen we besloten om de inkomende factuurstroom te digitaliseren, zijn we op zoek gegaan naar diverse leveranciers die ons hierbij konden helpen. Via Muis software kwamen we in contact met Blue10. Het enthousiasme van dit jonge, groeiende bedrijf droop er vanaf in de presentatie, waarbij ook het systeem duidelijk en overzichtelijk bleek te zijn. We hebben daarnaast nog wat andere bedrijven gesproken, maar het enthousiasme van Blue10 bleef het meest bij ons hangen. Hierbij speelde ook mee dat wij de ervaring hebben dat jonge, groeiende bedrijven net iets harder lopen voor hun klanten en snappen dat het gaat om wederzijdse tevredenheid.’

Hoe hebben jullie de opstart ervaren?

‘De implementatie van Blue10 verliep heel soepel. Vooraf was al gezegd dat er niet veel training nodig zou zijn. Dit bleek inderdaad het geval. Om te testen en rustig aan te starten, zijn we met één BV gestart. Natuurlijk was het voor de medewerkers even wennen aan de nieuwe procedures en processen, maar al snel raakte men er aan gewend en zag iedereen de voordelen van het nieuwe systeem. Als we vragen hadden over het gebruik of over zaken die onduidelijk waren, dan stond Blue10 gelijk klaar om ons te woord te staan en ons te helpen of om op afstand iets aan te passen. Binnen een paar dagen was het werken met Blue10 vanzelfsprekend en gingen ook de andere BV’s over op deze nieuwe manier van werken.’

Hoe gaat het werken met Blue10?

‘Aan het werken met Blue10 zijn we binnen de organisatie inmiddels helemaal gewend en gelukkig sturen ook steeds meer leveranciers hun facturen digitaal. Dit scheelt behoorlijk wat werk op de receptie. Facturen komen nu per mail binnen en verschijnen automatisch bij de voor de BV verantwoordelijke medewerker. Deze medewerker valideert en codeert de factuur waarna hij doorgestuurd wordt naar de verantwoordelijke manager. Deze accordeert de factuur, waardoor de factuur of betaalbaar gesteld kan worden of in verband met de hoogte van het bedrag nog doorgestuurd wordt naar het management.

Door het werken met Blue10 hebben wij een veel beter inzicht in de factuurstroom, facturen zijn eerder geboekt, waardoor financiële rapportages ook eerder opgeleverd kunnen worden en we weten waar de werklast binnen onze organisatie zit. Al met al zouden wij niet meer zonder kunnen!’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?

‘Aan het werken met Blue10 zitten veel voordelen. Facturen zijn eerder in ons bezit, omdat leveranciers ze nu mailen naar het e-mailadres, daar waar in het verleden facturen nog wel eens op een vestigingslocatie terecht kwamen. Facturen zijn daarnaast eenvoudig te traceren en het is nu volstrekt duidelijk waar een factuur zich in het proces bevindt. Je kunt à la minute een factuur op je scherm toveren, dus bij vragen van accountants, leveranciers of collega’s pak je de factuur er zo bij.

Blue10 geeft ons ook duidelijkheid in de workload van bepaalde medewerkers, hier kan dan eventueel in worden bijgestuurd. Door facturen digitaal te verwerken en leveranciers te benaderen om facturen digitaal aan te leveren, neemt het aantal facturen dat per post binnenkomt af. Dit heeft de werkdruk op de receptie, bij het uitpakken van de post en het inscannen van de facturen, aanzienlijk verminderd.’