BuzziSpace

Het factuurverwerkingsproces voor Blue10

Voordat BuzziSpace met Blue10 ging werken verliep veel nog handmatig. Wim vertelt: “Het factuurverwerkingsproces verliep eerst op papier en handmatig, omdat wij geen workflow pakket hadden. Alles kwam toen nog op papier binnen en werd intern verstuurd om goedkeuringen te krijgen.” Philippe vult aan: “Zo heb ik het ook ervaren. BuzziSpace is altijd een internationaal bedrijf geweest met veel activiteiten in Nederland, een hoofdkwartier in Antwerpen en showrooms en saleskantoren wereldwijd. Zeker in het begin merkten we dat er collega’s waren die op en neer pendelden met de facturen en dat die vervolgens weer verdeeld werden over meerdere mensen ter goedkeuring. Dan kwam de factuur terug, soms pas na twee weken, of bleef deze ergens liggen. Dan kreeg je vervolgens een telefoontje van de leverancier over de factuur en had je eigenlijk geen inzicht in waar die zich bevond. Dit zorgde voor veel verwarring.”

Blue10 was dringend nodig

Als we Wim vragen naar hoe hij in aanmerking kwam met digitaal facturen verwerken vertelt hij: “Ik had zelf bij vorige bedrijven al met andere workflow pakketten gewerkt. Bij die bedrijven stonden ze veel verder met digitalisering dan bij BuzziSpace. Het was dan ook absoluut nodig om een aantal tools te implementeren die het mogelijk zouden maken om met hetzelfde aantal financiële mensen veel meer te kunnen verwerken, om zo de efficiëntie te verhogen. Wij zijn toen op zoek gegaan naar software die een goede koppeling had met ons boekhoudsysteem Navision.”

Ook Philippe geeft aan dat software als Blue10 echt nodig was. “Doordat we zo’n internationaal bedrijf zijn, hadden we behoefte aan software die dit zou vergemakkelijken.”

Blue10 biedt hoge mate van accuratie

Uiteindelijk heeft BuzziSpace dus Blue10 geïmplementeerd om hen hierbij te helpen. Waarom de keuze viel op Blue10? “Wij hebben ten eerste voor Blue10 gekozen omdat het heel goed koppelt met Navision. Daarnaast heeft de herkenningssoftware een hoge mate van nauwkeurigheid en werkt de software heel vlot”, licht Wim toe.

Hoe gaat het werken met Blue10?

Wim vertelt verder: “Ook nu we al langere tijd met Blue10 werken, merken we dat de herkenning zichzelf dingen aanleert en heel goed is. Wat ik ook een voordeel vind, is dat de facturen nu direct in de Blue10 software worden ingelezen en beschikbaar zijn. Dat is een enorme verbetering. Dankzij Blue10 zijn we overgeschakeld naar een volledig digitale verwerking van onze facturen.”

Vragen worden snel afgehandeld

Als we Wim en Philippe vragen naar hoe ze Customer support van Blue10 ervaren zijn ze positief. Philippe vertelt: “Ik weet bijvoorbeeld nog dat we recent een aantal vragen hadden en dat die snel afgehandeld werden”. Wim vult aan: “Ja, we hebben eigenlijk maar beperkt beroep gedaan op de Customer support. Mochten er moeilijkheden geweest zijn, dan zijn me die eigenlijk niet bijgebleven.”

Visie op digitalisering

Bij Blue10 zijn we altijd benieuwd naar de visie van onze gebruikers op digitalisering. Philippe vertelt hierover: “Ik geloof heel sterk in digitaliseren. Ik denk dat repetitief werk vaak niet aan ons besteed is en dat mensen niet graag hetzelfde doen. Wat we dan moeten doen om die mensen tot hun recht te laten komen, is ervoor zorgen dat ze geen repetitieve zaken meer hoeven te doen. Die taken kunnen gemakkelijk uitbesteed worden aan een computersysteem. Het tweede aspect is ook dat een computer veel consistenter is dan een mens. Die consistentie is nodig om inzichten te verwerven in de data.”