Centre for Human Drug Research

De oude werkwijze 

Bart, financieel directeur bij CHDR, vertelt over de oude werkwijze: ‘De circa 4.200 facturen per jaar kwamen op allerlei manieren binnen, via post en e-mail en bij verschillende afdelingen en functionarissen. Deze moesten allemaal handmatig verwerkt worden door de crediteurenadministratie. We hebben vrij veel afdelingen, waar de medewerkers allemaal hun eigen manier hadden voor het aanleveren en verwerken van inkoopfacturen. Dit heb ik een tijdje laten bestaan, maar ik wilde op een gegeven moment wel iets hebben zoals Blue10, zodat het proces op een efficiëntere en uniforme wijze zou verlopen.’

Personeel staat voorop

In 2017 is CHDR begonnen met het digitaal verwerken van inkoopfacturen. Bart: ‘We wisten al van het bestaan van digitale oplossingen als Blue10, maar toen ik vier jaar geleden aan boord kwam, zat de crediteurenadministratrice tegen haar pensioen aan.’ Vanuit de mensgerichte cultuur die CHDR heeft, besloten ze de oude wijze te behouden, zodat betreffende medewerker niet vlak voor haar pensioen belast werd met een implementatie die grote impact op haar werkzaamheden zou hebben. Zo kon haar opvolger direct helpen bij de keuze en implementatie van een nieuwe tool. Zo begon Bart met de zoektocht: ‘We hebben meerdere partijen bekeken. Ik ben van oorsprong registeraccountant, dus ik heb een aardig netwerk met financiële professionals die ik om advies kon vragen en de oplossingen kon vergelijken. Wat ik belangrijk vond, los van de koppeling met ons boekhoudsysteem, waren de autorisatieslag in het systeem en de blokkering voor betaling van een factuur tot goedkeuring door de verantwoordelijke in de organisatie. Dat de oplossing web-based is, was ook must, we hebben hier veel mensen die regelmatig onderweg zijn of op reis. Met een internetverbinding wil je dan overal kunnen werken.’ Blue10 sprong er op bovenstaande punten uit voor CHDR en zo werd de implementatie ingepland.

Eenvoudige opstart

De implementatie van Blue10 bij CHDR was vrij eenvoudig, zo vertelt Bart. ‘Het enige technische was dat onze collega van de ICT een poortje moest ‘openmaken’, zodat Blue10 een koppeling kon maken met ons boekhoudsysteem. Dit was niet zo ingewikkeld.’ In het begin hadden de collega’s een paar kleine vragen bij de servicedesk van Blue10 neergelegd: ‘Die werden snel opgevolgd. Verder hebben we niet veel gebruik hoeven te maken van de support bij Blue10, dat is een goed teken!’ De collega’s konden snel aan de slag met Blue10: ‘We hebben een kleine crediteurenadministratie. Het aantal mensen die we het gebruik van Blue10 moesten uitleggen was dus niet veel. Voor de mensen die facturen moeten autoriseren, was het al helemaal makkelijk. Het is even wennen, maar het werkt allemaal vrij eenvoudig. Mijn collega’s zijn allemaal positief! De ‘eigen’ maniertjes van de afdelingen zijn verdwenen, iedereen werkt nu op uniforme wijze digitaal.’

Meer controle en gemoedsrust

Een van de belangrijkste voordelen voor Bart is het overzicht dat hij nu heeft: ‘Voorheen had ik geen idee hoeveel facturen door het kantoor ‘zweefden’. Er was geen duidelijk proces voor het boeken van inkoopfacturen.’ Met Blue10 heeft Bart één centrale plek waar hij altijd inzicht heeft in waar een factuur is, waar alle facturen vandaan komen, waar ze heen moeten en hoeveel het er zijn. ‘Blue10 geeft mij controle en gemoedsrust, in de zin dat ik weet dat alleen facturen betaald worden die geautoriseerd zijn.’ Facturen worden automatisch geblokkeerd voor betaling en pas na het autorisatieproces betaald via het boekhoudsysteem. Op sommige leveranciers van CHDR na, leveren ze allemaal de facturen digitaal aan via het e-mailadres dat gekoppeld is met Blue10. ‘Voor reguliere crediteuren is dit geen issue, sommige nieuwe crediteuren zijn dit niet gewend en moeten we dit nog uitleggen. Met het digitale archief van Blue10 zijn de hardcopy mappen verdwenen bij de administratie. Voor de zekerheid downloaden we elk kwartaal alle facturen uit Blue10. Dat alles nu digitaal is, scheelt mij toch elke week het aftekenen van een grote stapel facturen met een betaaladvieslijst. Als ik zo kijk naar de voordelen zou ik Blue10 zeker aanraden!’