EasyToys

Hoe zag het factuurverwerkingsproces eruit vóór Blue10?

Het factuurverwerkingsproces verliep voorheen niet heel vlot, naar Wouters eigen zeggen. Facturen kwamen op papier of via de mail binnen. Alle facturen moesten eerst langs de baas, die dan besliste welke facturen iedere dag betaald konden worden. ‘’Niet zo handig; het was allemaal heel inconsistent en er was geen overzicht. Er ontbrak een bepaalde zekerheid in betalingen.’’

Het gemak van Blue10 gaf de doorslag

‘’Het factuurverwerkingsproces was één van de eerste dingen die ik wilde aanpakken toen ik hier twee jaar geleden kwam.’’ Bij zijn vorige werkgever werkte Wouter met soortgelijke software als Blue10, waardoor hij bekend was met het gemak. Door een aantal missende functionaliteiten besloot hij op zoek te gaan naar een nieuwe oplossing, waar Blue10 als winnaar uitkwam. Gelukkig is deze beslissing tot nu toe goed bevallen! ‘’Het is bijvoorbeeld heel makkelijk om een nieuwe administratie of nieuwe gebruikers toe te voegen.’’ Wouter vertelt: ‘’Nu alle budgethouders binnen het bedrijf Blue10 gebruikers zijn, worden facturen door middel van ingestelde routes gecontroleerd en goedgekeurd door de juiste persoon. Er komt geen foutieve factuur meer doorheen.’’

Een nieuwe tool is in het begin altijd even zoeken

Een nieuwe tool in gebruik nemen is natuurlijk altijd even wennen. Gelukkig was iedereen aan boord voor de ingebruikname van Blue10, omdat het duidelijk was dat er iets moest veranderen in het factuurverwerkingsproces. De opstart van Blue10 verliep volgens Wouter goed: ‘’In het begin was het een beetje zoeken hoe alles werkt met autoroutes, suggestieroutes etc. Mijn team heeft het echter snel opgepakt en werken met Blue10 gaat nu vrijwel vlekkeloos.’’ Wouter en zijn collega’s zijn ook te spreken over de Blue10 Customer support. ‘’Ze zijn goed bereikbaar; we krijgen altijd heel snel antwoord en worden heel goed geholpen. Ze weten waar ze het over hebben.’’

Zekerheid als grootste voordeel van Blue10

Voor Wouter en zijn team is de zekerheid van een goed verloop van het proces het grootste voordeel dat Blue10 teweeg heeft gebracht. ‘’Als er nu een betaling uitgaat, weet je zeker dat de desbetreffende factuur ook daadwerkelijk klopt. De juiste persoon heeft akkoord gegeven in Blue10, wat ook weer makkelijk terug te zien is als beheerder. Deze zekerheid omtrent betalingen is het grootste voordeel van een systeem als Blue10.” Als laatste voordeel noemt Wouter het inzicht in zijn verplichtingen, waarmee hij doelt op de ‘To-do’ lijst in Blue10.

Digitalisering en automatisering gaan gepaard met tijdsbesparing

Volgens Wouter gaat het digitaliseren en automatiseren van bepaalde processen gepaard met tijdsbesparing. ‘’Een tool als deze bespaart je gewoon veel tijd en moeite; waarom zou je het niet doen? Het gebruik maakt je werk makkelijker; je kunt een besparing aanbrengen op je administratie.’’ De zoekfunctie vindt hij zelf, als beheerder, heel makkelijk, omdat het inzicht geeft in wie wat gedaan heeft, wanneer een factuur is binnengekomen en wat de status ervan is. ‘’De leverancier krijgt een bevestiging als de factuur is afgeleverd. Je hebt nooit twijfel of discussies met leveranciers over of een factuur wel of niet is opgestuurd of betaald. Het is een stukje informatievoorziening dat handig is voor de hele organisatie. Je hoeft niet meer achter iemand aan te zitten voor bepaalde informatie, je zoekt het simpelweg snel even op en je hebt duidelijkheid.’’