Flamingo Parket

Waarom Blue10?

Op de vraag hoe hij in aanraking is gekomen met Blue10 vertelt Barry: ‘Ik had wel eens eerder gehoord over de mogelijkheden om inkoopfacturen digitaal te verwerken. Tijdens een workshop van Hype automatisering, onze automatiseringspartner, zijn we concreet in contact gekomen met Blue10. Een medewerker van Blue10 vertelde ons daar meer over het product en de mogelijkheden.’ Flamingo Parket had één belangrijke wens: ‘Het belangrijkste was dat de oplossing goed zou matchen met ons boekhoudsysteem, Exact Globe. Ik kende al producten die digitale factuurverwerking boden, maar wij zijn eigenlijk nooit een partij tegengekomen die zo goed matchte met Exact.’ De koppeling tussen Blue10 en Exact was dan ook de doorslaggevende factor voor Parket om te starten met Blue10.

Van handmatig naar digitaal

Barry vertelt over het administratieve proces voor de start met Blue10: ‘Alles verliep nog handmatig. De afdeling administratie ontving een inkoopfactuur per post of e-mail. Deze werd vervolgens handmatig ingevoerd in het systeem. Aan het einde van de week had de administratie dan een hele stapel facturen verzameld op het bureau, die vervolgens verspreid moest worden over de afdelingen voor de juiste goedkeuring. Na goedkeuring kwamen alle facturen weer terug bij de administratie om geboekt en gearchiveerd te worden.’ Een omslachtig proces dus, waar ook nog wel eens wat fout ging: ‘Het gebeurde vaak dat wij facturen misten, omdat deze te lang bij collega’s bleven liggen.’ Barry ging elke factuur persoonlijk na. Facturen die betaald waren, werden gesorteerd in een ‘betaald map’ en de facturen die nog niet betaald waren kwamen in een ‘onbetaald map’ terecht. Al dit werk wordt nu bespaard met Blue10. ‘

Een duidelijk overzicht

Barry noemt verschillende voordelen van Blue10: ‘Blue10 is voor ons bedrijf veel voordeliger. Je bent veel adequater. Op het moment dat je een factuur digitaal binnen krijgt, wordt deze direct gescand en worden automatisch de belangrijkste gegevens herkend. Met één klik stuur je de factuur naar de juiste afdeling die in principe dezelfde dag nog de factuur kan autoriseren zodat de factuur betaald kan worden. Zo snel kan dat gaan. Deze snelle betaling levert ons ook nog eens een factuurkorting op van 2% à 3%. Allemaal extra voordelen!’ Het grootste voordeel voor Barry is toch wel de tijdswinst die deze efficiëntere manier van werken hem oplevert: ‘Ik denk dat ik in het hele proces zo’n 75% van de tijd bespaar. Blue10 bespaart niet alleen tijd in het boeken en accorderen, maar ook in archiveren van facturen in mappen. Ik hoef nu geen facturen meer af te drukken en in archiefkasten te bewaren.’ Ook het terugzoeken van facturen gaat makkelijker: ‘Vroeger moest ik allerlei mappen doorspitten en nu zijn facturen zo gevonden in het digitale archief. Ik hoef alleen maar de crediteurnaam in te typen en ik heb de factuur al gevonden.’

Iedereen tevreden

Ook over de gratis support is Barry tevreden: ‘Blue10 is altijd makkelijk bereikbaar. Ik ben heel goed geholpen bij de opstart. Ik moest even mijn weg vinden in het inscannen van facturen en het instellen van een e-mailadres, maar dit werd door het supportteam goed uitgelegd.’ Barry vindt de supportafdeling van Blue10 erg adequaat en behulpzaam: ‘Ik hoef nooit lang te wachten op antwoorden op mijn vragen.’ Ook zijn collega’s van de afdeling administratie zijn positief: ‘Ze vinden het allemaal veel gemakkelijker werken, ze hoeven niet meer iedere week een stapel facturen te verzamelen.’ Nog een groot voordeel is dat Blue10 een cloud product is waardoor Barry ook thuis kan werken. Alles bij elkaar zou Barry Blue10 zeker aanraden: ‘Dit heb ik zelfs al gedaan! Ik heb een ander bedrijf verteld over de voordelen die Blue10 ons oplevert. De oplossing is gewoon kostenbesparend en de prijs/kwaliteit verhouding is goed!’