GAEV Dental

Een omgedraaid factuurverwerkingsproces met Blue10

Het hoofdkantoor van GAEV Dental zit in Oisterwijk en de praktijken zitten door heel Nederland. Maartje geeft aan dat factuurgegevens voorheen altijd handmatig werden ingevoerd in Exact, en dat er een concreet overzicht ontbrak wat betreft het vastleggen van de route van een factuur. Jan legt uit hoe Blue10 hun proces heeft veranderd: ‘’Het was voorheen vaak zo dat facturen zelfs nog per post binnenkwamen op de praktijken, vervolgens werden gescand en naar ons hoofdkantoor werden gemaild. Op basis daarvan gingen wij er vanuit dat facturen waren goedgekeurd en verwerkt in Exact Online. Nu hebben we het eigenlijk omgedraaid. We verzoeken de leveranciers om facturen zo veel mogelijk digitaal naar ons hoofdkantoor te sturen. Het enige wat wij dan nog hoeven te doen is de factuur via Blue10 ter goedkeuring opsturen naar de praktijk .’’

De keuze voor Blue10

Omdat het een groeiende, jonge organisatie is, heeft GAEV Dental samen met haar investeringsmaatschappij naar hun processen gekeken. Wat kon er beter, wat liep al goed? Jan licht toe: ‘’Via onze investeringsmaatschappij zijn we bij Blue10 gekomen, zij maken namelijk ook gebruik van Blue10 in combinatie met Exact Online en zijn daar tevreden over. Wij waren zelf op zoek naar een oplossing om onze facturen te kunnen verwerken in een workflow met daarbij een soort audit trail, om in te kunnen zien wat er door wie wordt goedgekeurd, en dat in combinatie met Exact Online.’’ De gesprekken met Blue10 lieten daarnaast een goede indruk achter en de abonnementsvormen, die maandelijks opzegbaar zijn, verlaagden de drempel. ‘’Eigenlijk zochten we een transitie zonder al te veel risico’s, en dat is Blue10 geworden.’’

Hoe verliep de opstart en hoe gaat het nu?

Maartje: ‘’Het was in het begin even zoeken met bepaalde instellingen, maar gelukkig is jullie support heel toegankelijk en worden we aan de telefoon altijd snel geholpen.’’ Wat haar meteen opviel was de naadloze koppeling met Exact Online: ‘’Als iets wordt gewijzigd in Blue10, is dat meteen zichtbaar in Exact.’’ Jan voegt hieraan toe: ‘’Het fijne is dat een systeem als Blue10 voor veel mensen in onze praktijken volledig nieuw was, maar ze er heel snel mee over weg konden. Dat zegt zeker iets over de gebruiksvriendelijkheid.’’

De voordelen van werken met Blue10 voor een groeiende organisatie

Het grootste voordeel dat beiden noemen is het vastleggen van de historie van facturen. Doordat GAEV Dental een groeiende organisatie is met steeds meer praktijken, is er een bepaald overzicht benodigd. Maartje ervaart dit overzicht als groot voordeel van Blue10: ‘’We sturen facturen nu direct rond in Blue10, en informatie is zo opgevraagd. Het gaat nu gewoon sneller, en je hebt vastgelegd dat een bepaalde factuur is gecontroleerd of goedgekeurd.’’ De mogelijkheid tot het maken en aantonen van functiescheidingen was een belangrijk objectief dat een oplossing als Blue10 teweeg moest brengen: ‘’Als je een audit controle hebt, moet je wel bepaalde dingen kunnen aantonen. Wat bijvoorbeeld de rechten van bepaalde personen zijn.’’ Ook Jan benadrukt de functiescheiding en het inzicht. ‘’Het is nu te allen tijde goed zichtbaar dat een factuur is goedgekeurd, en door wie. De functiescheiding is te controleren, en we hebben meer inzicht in het proces. Ik denk dat de grootste winst hem bij ons zit in het inzicht en een stukje gemak. Het is nu veel logischer dan dat het voorheen was.’’

Visie op automatisering

Wij bij Blue10 vangen regelmatig twijfels op wat betreft het automatiseren van processen. Hoe keken onze klanten hier tegenaan voordat ze met Blue10 werkten, en hoe zien ze dit nu? Maartje was vóór Blue10 al voorstander: ‘’Ik heb bij mijn vorige baan ook met een systeem als Blue10 gewerkt. Door de combinatie van digitalisering en automatisering kun je besparen en efficiënter werken. Ik vind het persoonlijk niet eng of bedreigend, want je hebt nog steeds mensen nodig in het factuurverwerkingsproces voor controles, of als er bijvoorbeeld een probleem is met een factuur. Het gaat gewoon efficiënter.’’