Hendriks Young Plants

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie? 

‘Vroeger werd bij ons iedere inkoopfactuur uitgeprint voor verwerking. Onze administratief medewerker bracht de facturen voor controle naar de verantwoordelijken. Na goedkeuring door de verantwoordelijken, kwam de stapel facturen bij de administratie terecht en werden de facturen betaald. We werkten met ordners vol met papieren facturen.’

Hoe kwamen jullie in aanmerking met het digitaal verwerken van facturen?

‘Via Westlandwerk ken ik Blue10 en ben ik mezelf gaan verdiepen in wat Blue10 doet. In onze organisatie waren veel papieren facturen in omloop, dus heb ik een demo aangevraagd. Na afloop van de demo ben ik aan de slag gegaan met Blue10. Ik ben zelf van het digitaliseren, en kwam er snel achter dat deze software een mooie oplossing is voor het handmatige factuurverwerkingsproces.’

Hoe gaat het werken met Blue10? 

‘Wij werken nu een half jaar met Blue10 en zijn erg blij dat we deze stap hebben gemaakt. Na binnenkomst van een factuur, stuur ik deze eenvoudig naar de juiste verantwoordelijke voor goedkeuring. Nadat zij de facturen hebben goedgekeurd, komen de facturen automatisch bij de persoon terecht die facturen goedkeurt voor betaling.’

Waarom hebben jullie gekozen voor Blue10?

‘Na de demo had ik gelijk een goed gevoel over Blue10. Ik heb dan ook niet naar andere aanbieders gekeken. Wel heb ik eerst bij ons boekhoudkantoor nagevraagd of de koppeling tussen Blue10 en Twinfield goed werkt. Mijn boekhoudkantoor gaf aan dat deze koppeling goed werkt, en zij waren ook enthousiast.’

Hoe hebben jullie de opstart ervaren?

‘Het implementeren van een nieuw systeem is niet zomaar iets. Zeker als je al jaren gewend bent om op een bepaalde manier te werken en dan overstapt naar een softwaresysteem. Door de Customer support zijn we goed op weg geholpen. Het is nu eenmaal zo; je leert er mee te werken door er mee te werken. Op momenten dat ik er niet uitkwam, heb ik direct Blue10 gebeld en dat werd altijd goed opgevolgd. Ik ben erg tevreden over de Customer support. Binnen een paar weken had ik goed door hoe het systeem werkt.’

Hoe reageren collega’s op het gebruik van Blue10?

‘Bij Hendriks Young Plants werk ik het meeste met Blue10. Mijn collega’s keuren alleen de facturen goed en mijn oom moet de facturen goedkeuren voor betaling. Ook hij is enthousiast en ervaart de voordelen van Blue10. Eigenlijk is iedereen binnen de organisatie enthousiast.’

Wat zijn de grootste voordelen van het werken met Blue10?

‘In vergelijking met het oude proces, is het nu een gestructureerd en efficiënter proces. Iedere ochtend ontvangen de medewerkers een mail waarin staat hoeveel facturen er klaar staan voor behandeling. Dit scheelt een hoop ruis in de organisatie. Voorheen moest onze administratief medewerker aan anderen vragen ‘Keur jij die facturen goed?’ of ‘Wil je de facturen nog controleren?’. Nu is de papierwinkel weg.

Ook is het heel handig dat je gemakkelijk facturen kunt terugzoeken. Soms heb ik een inkoopfactuur nodig als ik iets aan het uitwerken ben. Met Blue10 heb ik in korte tijd de gewenste factuur voor mij. Voorheen moest ik zoeken in een map naar de betreffende factuur. Het zoeken in het digitale archief is veel efficiënter.

Met de document splitter realiseer ik ook een tijdswinst. Het splitsen van documenten is met de splitter heel eenvoudig. Kortom; de software is logisch opgebouwd.’