Het Gielsbos

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen

Wij vroegen Frank hoe het factuurverwerkingsproces eruit zag voordat Het GielsBos met Blue10 ging werken. Hij vertelt: “De facturen kwamen binnen per post en werden handmatig ingeboekt in Exact. Dat ging met de nodige handelingen: factuurnummer stempelen, codering erop zetten, vermeldingen over eventuele kopieën. Die werden door één persoon dus handmatig ingeboekt. Daarna ging de stapel facturen door naar een andere collega die dan de controle erop uitvoerde, en beoordeelde of ze betaald mochten worden. De facturen die nadien goedgekeurd werden, kwamen daarna terug naar de collega die ze ingeboekt had en deze maakte de facturen klaar voor betaling. Dan werd de stapel nogmaals gecontroleerd door mij en nog een collega. Daarna werd alles klaargezet voor betaling. De gecontroleerde stapel ging uiteindelijk door naar de directeur, die zijn handtekening eronder zette, en als laatste ging de stapel door naar de penningmeester, die het uiteindelijke betalingsakkoord gaf. Na betaling werden de facturen opgeborgen in mappen. Dit waren dus heel veel handmatige handelingen; facturen hadden een hele weg af te leggen alvorens ze betaald konden worden.”

Digitalisering werd noodzakelijk

Net zoals veel andere bedrijven was Het GielsBos al bezig met het oriënteren op digitalisering. “Daarnaast werd het ook aangespoord vanuit de overheid, omdat zij controles digitaal willen uitvoeren. Er kwam steeds meer druk op te staan om te digitaliseren. Er was ook een duidelijke noodzaak om efficiënter te gaan werken door de dreiging van bezuinigingsmaatregelen in onze sector.” Hierdoor kwam digitalisering nog duidelijker in beeld bij Het GielsBos en hebben zij er dus uiteindelijk voor gekozen om met de software van Blue10 te gaan werken.

Gebruiksvriendelijkheid van Blue10 viel op

Als we Frank vragen waarom hij voor Blue10 heeft gekozen, vertelt hij dat er één ding opviel: de gebruiksvriendelijkheid van Blue10. “Het sneller kunnen splitsen van de facturen, het gemakkelijker invoeren van factuurgegevens. Het oogde direct gebruiksvriendelijk, en dat bleek ook zo te zijn. We vonden het vooral belangrijk dat er niet te veel handelingen nodig waren om facturen te verwerken. Blue10 gaf daarin het doorslaggevende argument.”

Ook als we Frank vragen hoe het werken met Blue10 nu gaat, blijkt dat Blue10 nog steeds als gebruiksvriendelijk wordt ervaren. “Ik heb voor ons gesprek nog eens aan mijn collega gevraagd hoe zij het werken met Blue10 vindt gaan, en zij beaamde de gebruiksvriendelijkheid nog steeds. Het is sowieso een verbetering ten opzichte van het handmatig verwerken van facturen, maar de gebruiksvriendelijkheid overheerst echt.”

Blue10 heeft veel voordelen

Wanneer Frank het proces van nu vergelijkt met voorheen valt hem het volgende op: “Als we vergelijken met vroeger, merken we veel voordelen. Vroeger verzamelden we altijd eerst een stapel facturen van 2 à 3 weken, die daarna tegelijk werden verwerkt. Deze werden dan in één keer betaald, ongeacht of de vervaldatum al geweest was of niet. Het kon dus weleens voorkomen dat de facturen die als eerste op de stapel waren gekomen, na de vervaldatum betaald werden. Nu werken we effectief op vervaldatum van facturen, en worden facturen altijd op tijd betaald. Facturen worden dagelijks verwerkt, wat natuurlijk wel een omschakeling was, maar het proces werkt nu gewoon beter.”

Daarnaast vindt Frank het een groot voordeel dat thuiswerken geen probleem is. Hij vertelt: “Voorheen werkten we altijd met papieren facturen, dat is bijna onmogelijk als iedereen thuiszit. Men kan thuis gewoon Blue10 openen, facturen controleren en goedkeuren, dus dat is zeker nu een enorm voordeel van Blue10. Dit zou vroeger nooit gekund hebben. Daarnaast vallen alle werkzaamheden omtrent het archiveren en opzoeken van facturen in fysieke kasten en mappen volledig weg. Als iemand gegevens nodig heeft, kun je er zo bij. Vragen kunnen heel snel worden beantwoord nu.”

Iedereen moet on board zijn bij digitalisering

Als we Frank vragen naar zijn visie omtrent digitalisering, geeft hij de volgende tip: “Het is vooral belangrijk dat de personen die ermee gaan werken on board zijn met veranderingen in processen zoals digitalisering. Je kunt het mensen wel opleggen, maar dat werkt niet. Het moet duidelijk zijn waarom er gedigitaliseerd gaat worden, wat het nut is. Dus in ons geval hebben we stap voor stap gekeken: hoe werken we nu, waar willen we heen, wat zijn de voor- en nadelen? Gaandeweg zag iedereen het nut van het digitaal verwerken van facturen en de omschakeling ernaartoe inzien. Achteraf gezien is iedereen ook tevreden met de stap die we hebben gemaakt.”