Jaski Automaten

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?

‘In onze organisatie werken wij met ongeveer 40 medewerkers, waarvan twaalf mensen op kantoor. Voorheen verliep het verwerkingsproces van facturen nog geheel handmatig. De ca. 2.500 facturen die wij jaarlijks ontvangen, kwamen veelal via de post binnen. Op de administratie werd de post geopend en de factuur handmatig in AccountView geboekt. Vervolgens betaalden we de facturen na het verstrijken van de betalingstermijn.’

Hoe zijn jullie in aanraking gekomen met het digitaal verwerken van facturen?

‘Binnen Jaski vond er relatief weinig factuurcontrole plaats. De wens was er om meer inzicht te krijgen in de factuurstroom en dat inkopers facturen zelf zouden controleren. Hiermee plaatsen we de verantwoordelijkheid voor controle van een factuur bij de juiste persoon in de organisatie. De vraag was alleen: Hoe krijgen wij meer inzicht en hoe plaatsen wij de verantwoordelijkheid bij de juiste persoon zonder het overzicht te verliezen? Het antwoord hierop is: facturen digitaal verwerken.’

Waarom hebben jullie gekozen voor Blue10?

‘Direct na het zien van de demonstratie over Blue10 was ik erg enthousiast, maar toch was ik opzoek naar het addertje onder het gras. Het niet hoeven doen van een investering, geen installatiekosten en een maandelijks opzegbaar abonnement? Dat klinkt te mooi om waar te zijn. Blue10 verzekerde mij dat er geen addertje is. De enige afhankelijke in het abonnement is het aantal facturen dat je verwerkt. Met deze toezegging was ik overtuigd en zijn we aan de slag gegaan met Blue10. En één ding is zeker; er is geen addertje en wij willen nooit meer terug naar het handmatig verwerken van onze facturen.’

Hoe hebben jullie de opstart ervaren?

‘De ingebruikname van de software, met de hulp van de goede servicedesk van Blue10, verliep snel en zonder problemen. Bij een aantal collega’s was er in het begin wat weerstand, maar in no time waren ze enthousiast over het gebruik van Blue10.’

Hoe gaat het werken met Blue10?

‘Het werkt eenvoudig, prettig en efficiënt. Nu kan niemand zich meer verschuilen achter de smoes dat ze een factuur niet gezien hebben. Met Blue10 krijgen we alle facturen in één systeem binnen, boeken we deze direct in AccountView en sturen we ze daarna door naar de juiste persoon voor controle en/of goedkeuring. Pas op het moment dat de juiste persoon goedkeuring heeft gegeven, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld in AccountView. Daarnaast is het terugzoeken van facturen super eenvoudig.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?

‘Een groot voordeel is dat er veel minder papier binnen onze organisatie rondzwerft. Dit bespaart echt veel tijd en daarnaast een overvolle brievenbus vol met nota’s. Na de opstart hebben wij al onze leveranciers direct aangeschreven om facturen digitaal aan te leveren. Wij ontvangen nu ongeveer 70% van de facturen digitaal, maar dit kan nog veel hoger. Binnenkort gaan we daarom opnieuw leveranciers benaderen die hun facturen nu nog via de post aanleveren. Daarnaast krijg je iedere maand een nieuwsbrief waarin je Tips & Tricks terug vindt over het gebruik van de software. Erg handig! Ik heb nog niet eerder meegemaakt dat een systeem zo snel live gaat en dan ook nog eens direct winst oplevert. Het factuurverwerkingsproces verloopt nu zoals we willen dat het loopt.’

Wat is jullie ervaring met Blue10 als organisatie?

‘Je merkt dat Blue10 een jonge, enthousiaste club is. Er zijn maar weinig bedrijven die contact onderhouden met hun klanten op de manier waarop Blue10 dit doet. Het is vlot, behulpzaam en men staat altijd open voor feedback en suggesties. Laatst zei ik nog tegen een collega: ‘Hier kunnen veel bedrijven echt nog wat van leren!’ De e-mails die je ontvangt na de opstart zijn erg handig en geven je een goede indruk van de mogelijkheden.’