Johan Herijgers

Het oude proces: mailen, printen en scannen

Voorheen kwamen facturen meestal binnen per mail, waarna deze werden geprint om de fysieke pakbon eraan te koppelen. Daarna werd een factuur via een ander documentherkenningssysteem ingeboekt in Exact Online en goedgekeurd via de mail. De status van facturen werd handmatig bijgehouden: was een factuur al goedgekeurd, had een factuur nog een bijbehorende pakbon nodig?

Drijfveer voor digitale factuurverwerking?

De belangrijkste reden waarom men bij Herijgers op zoek ging naar een oplossing voor het digitaal verwerken van facturen, was omdat er een concrete behoefte was naar digitalisering, zodat het factuurverwerkingsproces sneller zou verlopen. Het proces waarin gemailde facturen vervolgens weer op papier werden geprint, had haar logica verloren.

Een andere concrete behoefte die de keuze wat vermoeilijkte was het gebruik van pakbonnen, die fysiek aan facturen werden gekoppeld. Dit was dus een vereiste functionaliteit van de gezochte oplossing voor het digitaliseren van het proces.

Via een zoektocht op het internet koos men uiteindelijk voor Blue10, waarbij de gebruiksvriendelijke interface de doorslag gaf: het proces wat een factuur doorloopt is te allen tijde inzichtelijk. ‘’Dat, en ook het cloud aspect van Blue10 vinden wij heel waardevol,’’ aldus Ellis.

Wat lost Blue10 voor jullie op?

“Het voornaamste probleem bij ons was echt pakbonnen koppelen aan facturen; dat wilden wij heel graag digitaliseren. Maar werken met Blue10 heeft er ook voor gezorgd dat de goedkeuring, verwerking en het terugzoeken van voorgaande facturen is vereenvoudigd.”

Verder slechts positieve geluiden over de gebruiksvriendelijkheid van Blue10 bij Ellis en haar collega’s: “Ik vind werken met Blue10 heel makkelijk en het levert zeker iets op. We werken nog maar kort met Blue10; toch is er een duidelijk verschil in benutting van tijd dankzij automatisering.” Daarnaast merkt Ellis dat goedkeurders van facturen het ook prettig vinden om met Blue10 te werken. ‘’Het is fijn dat alles zich in één systeem bevindt, waaronder de goedkeuring en het terugvinden van oude facturen. Daarnaast kan je precies zien bij wie een factuur ligt en per factuur de historie terugkijken.’’

Ellis over (de drempel van) digitalisering

“Wij zijn een bedrijf dat wel echt met de tijd mee wil gaan, daarom hebben we de keuze gemaakt om anders te gaan werken dan voorheen. Hoge implementatiekosten kunnen een belemmering zijn voor organisaties, maar bij Blue10 is er een maandelijks abonnement.

Ik denk dat je als organisatie goed in beeld moet hebben wat jouw wens is en wat je wil bereiken met het implementeren van een product als Blue10. Kijk vooral of je ergens tijd kan besparen en makkelijker kunt werken. Dan is een oplossing als Blue10 zeker geschikt voor jouw organisatie.”