La Providence

Slimmere en snellere verwerking

La Providence verwerkte de facturen volledig handmatig, Financieel manager Gaston vertelt over het vroegere factuurverwerkingsproces: ‘Voorheen kwamen de facturen voornamelijk per post binnen en verwerkten wij deze handmatig in het boekhoudsysteem. Ja, de gegevens van de factuur typten wij echt allemaal over. Op een gegeven moment dachten wij dat dit slimmer en sneller kon.’ Mede door de switch in boekhoudsysteem naar Exact Globe was dit hét moment om te kiezen voor automatische factuurverwerking. ‘Tegenwoordig ontvangen wij bijna alle facturen in PDF-bestanden via de e-mail. Wij hebben aan onze leveranciers gevraagd of zij de facturen voortaan naar één e-mailadres willen sturen. De factuur komt vervolgens automatisch in Blue10 waar het systeem de belangrijkste gegevens herkent. Hierdoor boeken wij de factuur meteen in Exact Globe.’

De eenvoud van de oplossing

De keuze van het verzorgingshuis voor een systeem om het proces van de factuurstroom te automatiseren is een weloverwogen beslissing geweest: ‘Wij zijn een relatief kleine organisatie waardoor een investering voor ons absoluut geen optie is. Toen bleven er slechts een aantal oplossingen over, waaronder Blue10.’ Na de demonstratie van de accountmanager was het voor Gaston duidelijk dat Blue10 dé oplossing is voor La Providence. ‘Uiteindelijk hebben wij voor Blue10 gekozen vanwege de eenvoud en de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. We willen een factuur snel afhandelen zonder dat we hier lang mee bezig zijn in het systeem. Een voorbeeld van de eenvoud van het systeem is dat wij na de implementatie het systeem intern uit hebben gelegd, na 10 minuten kon iedereen aan de slag.’

Facturen raken niet meer zoek

Het werk van de controller van La Providence is in zekere zin wel veranderd geeft hij aan: ‘Het werk gaat nu veel sneller, waarbij het ook belangrijk is hoe je de workflow inricht. Naar mijn mening is dit één van de belangrijkste punten van het systeem.’ Met de flexibele workflow van Blue10 kun je facturen rondsturen naar diverse collega’s die op hun beurt de factuur controleren en goedkeuren. In de historie houdt Blue10 alles bij wat er over een factuur gezegd is, welke actie is uitgevoerd en waar de factuur zich bevindt. ‘Het stellen van vragen is dus erg eenvoudig. Ik hoef een collega nu niet meer op te zoeken binnen de organisatie en te storen in zijn werkzaamheden. Ik weet nu zeker dat wij alle facturen boeken en met het digitale archief weet ik ook zeker dat ze nooit meer zoek raken. Dit is voor mij echt belangrijk. Voorheen kwam het dan wel eens voor dat we een factuur kwijt raakten en niemand wist waar die was. Het was dan altijd de vraag of de schuld bij ons of bij de post lag.’

Voordelig prijsmodel

Van mensen die de factuurstroom willen automatiseren, horen wij wel eens dat de prijs van het systeem twijfels veroorzaakt bij de keuze voor zo’n systeem. Gaston vertelt ons het volgende daar over: ‘Die twijfel wil ik graag wegnemen. De prijs van Blue10 is volgens mij heel laag. Zeker omdat er bij Blue10 geen investering aan verbonden is, verdien je het geld dubbel en dwars terug. Je moet namelijk niet alleen rekening houden met de kosten van het ‘inkloppen’ van een factuur, maar ook de kosten van het opzoeken van een factuur in een fysiek archief bij, bijvoorbeeld, vragen vanuit de organisatie of van je accountant. Nu kun je de factuur ook gemakkelijk opzoeken in het digitale archief, waardoor je nooit meer in de grote archiefmappen hoeft te zoeken.’ Tot slot wil Gaston nog iets kwijt over de organisatie Blue10: ‘De support vind ik erg goed, ik word altijd snel geholpen. Blue10 staat altijd open voor verbeteringen. Tevens is de koppeling tussen Blue10 en ons boekhoudsysteem Exact Globe ook goed. De oplossing van Blue10 doet wat het moet doen en dat is voor mij het belangrijkste.’