Inzicht in de factuurstroom en snellere verwerking
Levoplant is een gerenommeerd bedrijf in de glastuinbouw en is gespecialiseerd in het telen van Phalaenopsis en Cordyline Australis. Levoplant beschikt over vier vestigingen met een totale oppervlakte van 135.000 m2. Het bedrijf streeft al jaren naar de perfecte combinatie van vakmanschap en vernieuwing. Hierbij richten zij zich niet alleen op productvernieuwing, maar ook op de optimalisatie van interne processen. Een voorbeeld van een dergelijke optimalisatie is de zoektocht naar een efficiëntere verwerking van ongeveer 5.700 inkomende facturen per jaar in Navision.
Wij hebben een aantal gebruikers van Blue10 bij Levoplant gevraagd naar hun ervaringen met Blue10.
Hoe zijn jullie in aanraking gekomen met het digitaal verwerken van facturen?
‘De facturen bleven langer dan gewenst liggen op onze verschillende locaties en het was voor het hoofdkantoor in Honselersdijk niet altijd duidelijk waar facturen op dat moment waren, laat staan wat de status van een factuur was. De oplossing hiervoor hebben wij gevonden in het digitaliseren en verwerken van de inkomende facturen met behulp van Blue10.’
Hoe gaat het werken met Blue10?
‘Met Blue10 komen alle binnenkomende facturen in één systeem bij ons binnen en kunnen van hieruit verwerkt worden in de financiële administratie van Navision. De facturen worden bovendien digitaal rondgestuurd naar de verantwoordelijken voor de gewenste goedkeuring binnen de organisatie. Na het hele proces van boeken, goedkeuren en betalen zijn de facturen altijd eenvoudig terug te vinden in het digitaal archief van Blue10.’
Waarom hebben jullie gekozen voor Blue10?
Leo van Leeuwen, Financieel Manager van Levoplant, heeft een accountancy achtergrond, waardoor hij, behalve als eindgebruiker, ook vanuit een andere invalshoek naar het systeem kijkt. Hij vindt het o.a. erg prettig dat het binnen Blue10 mogelijk is om de functies ‘boeken’ en ‘goedkeuren’ te scheiden. Door het digitaliseren van de inkoopfacturen is bovendien de accountantscontrole veranderd. ‘De accountant kan met behulp van verschillende audits eenvoudig zien wat er met onze facturen is gebeurd gedurende de afhandeling. Door het digitaliseren van onze inkoopfacturen is er minder sprake van streekproeven. Hiervoor in de plaats wordt een systeemcontrole gedaan, waarbij alleen nog gekeken wordt naar de uitzonderingen. Dit werkt erg prettig en vraagt ook minder tijd van onze kant tijdens een accountantscontrole.’
Wat zijn de grote voordelen van Blue10?
‘Door de nieuwe werkwijze wordt niet alleen de factuurstroom inzichtelijker, de facturen worden nu ook sneller verwerkt in de organisatie en sneller geboekt in Navision. Doordat facturen digitaal uitgewisseld worden tussen de verschillende locaties, is de doorlooptijd van facturen aanzienlijk verkort en kunnen facturen veel sneller geboekt worden. Voordat wij gebruik maakten van Blue10 werden de facturen bovendien één voor één handmatig ingevoerd in Navision. We hebben dan wel niet zoveel facturen, maar dit proces kostte toch wel veel tijd. Door gebruik te maken van Blue10 is het boeken van facturen in Navision eenvoudiger geworden en zijn de facturen sneller verwerkt in de administratie. Bovendien is het beantwoorden van leveranciersvragen veel eenvoudiger; met een paar klikken hebben we direct achterhaald wat de status van een factuur is.’
Wat is jullie ervaring met Blue10?
Voordat Levoplant overstapte op Blue10 was het wel eens lastig om de status van oude facturen terug te vinden. Daarnaast was de goedkeuring van facturen erg afhankelijk van de aanwezigheid van de verschillende goedkeurders binnen het bedrijf. Ron Fransen, lid van de directie van Levoplant, vertelt over zijn ervaringen met Blue10: ‘Het systeem is vanaf iedere locatie bereikbaar, waardoor het voor mij altijd mogelijk is om facturen goed te keuren. Dit heeft het proces veel efficiënter gemaakt. Bovendien kan ik erg eenvoudig facturen terugzoeken op basis van de verschillende herkende gegevens. Als ik het kort mag samenvatten dan heeft Blue10 voor inzicht, rust en gemak gezorgd binnen ons bedrijf.’
Net als Levoplant sneller facturen verwerken?
Vraag een 1-op-1 demo aan