Meer controle over facturen binnen de organisatie
NL Jobs is een uitzendorganisatie met het hoofdkantoor in de regio Westland en verschillende wervingskantoren in Polen en één in Letland. NL Jobs kent een mooie en bijzondere ontstaansgeschiedenis en is in 2002 opgericht op initiatief van een aantal ondernemers. Zij werden geconfronteerd met pieken in het arbeidsverloop en hebben hiervoor een betrouwbare oplossing gezocht. Hieruit is het idee voor de oprichting van NL Jobs ontstaan. Inmiddels is het bedrijf aanzienlijk gegroeid en heeft het jarenlange ervaring met het uitzenden van Poolse en Letse medewerkers binnen de glastuinbouw, de industrie en de food sector in Noord-Holland, Zuid-Holland en Zeeland.
Als uitzendorganisatie moet NL Jobs enerzijds aan veel voorwaarden voldoen en over verschillende certificeringen beschikken. Anderzijds moet het bedrijf zo efficiënt mogelijk werken. Eén van de stappen die NL Jobs heeft gezet om efficiënter te werken binnen de organisatie, is het digitaal verwerken van de jaarlijks ruim 10.500 inkomende facturen in combinatie met Exact Globe. We hebben een aantal gebruikers van Blue10 bij NL Jobs gevraagd naar hun ervaringen met Blue10.
Wat is er verbeterd ten opzicht van het vroegere proces?
René Westerbaan, hoofd van de financiële administratie en nauw betrokken bij de implementatie van Blue10, vertelt over de ‘oude’ en de ‘nieuwe’ werkwijze: ‘Voorheen gebeurde het nog weleens dat facturen lastig terug te vinden waren en soms zelfs zoek waren geraakt tijdens het proces. Met behulp van Blue10 hebben budgethouders verschillende mogelijkheden bij het verwerken van facturen. Zij kunnen aanvullende vragen aan collega’s stellen, facturen goedkeuren of bijvoorbeeld een factuur in de wacht zetten, omdat gewacht moet worden op een creditnota. Voorheen raakten facturen vooral bij die laatste actie nog wel eens zoek. De factuur werd uit de map gehaald door een budgethouder en bleef vervolgens op een bureau liggen. Als een leverancier vervolgens contact met ons zocht, moesten wij intern uitzoeken wie die factuur bij zich had liggen en waarom deze nog niet goedgekeurd was. Met behulp van Blue10 is dit gelukkig verleden tijd en kunnen we leveranciers direct antwoord geven op hun vragen.”
Wat zijn de voordelen van Blue10 in combinatie met Exact Globe?
Facturen worden met behulp van Blue10 sneller en zorgvuldiger vastgelegd in de financiële administratie van Exact Globe. Ron Stoopendaal, controller bij NL Jobs, vertelt over het optimaliseren van de financiële administratie: ‘Door facturen direct na binnenkomst te scannen is de factuur vastgelegd in onze administratie en raken facturen in ieder geval niet meer zoek. Wij hebben er bovendien voor gekozen om iedere factuur direct na het scannen te boeken in Exact Globe. Facturen waarvan de codering onbekend is, worden wel eerst de organisatie ingestuurd om de juiste codering te krijgen bij een budgethouder. Door zoveel mogelijk facturen direct na ontvangst te boeken, zijn cijfers zeer actueel en bovendien is het snel boeken van facturen erg gunstig voor de BTW terugvordering.’
Wat is het grote voordeel van Blue10?
Een groot voordeel is dat de controle van facturen binnen de organisatie is verbeterd. Jeroen van Leeuwen, directeur van NL Jobs vertelt hierover: ‘Ik denk dat iedere organisatie moet erkennen dat de papieren goedkeuring van facturen niet altijd even zorgvuldig is. Je hebt een hele stapel liggen en je kan en wil niet van iedere factuur de vorige facturen erbij zoeken om prijzen te vergelijken. Dat kost te veel tijd en dan ga je meer goedkeuren op basis van gevoel, zeker als de pakbon ontbreekt. Met Blue10 heb ik gezien dat de controle op facturen aanzienlijk is verbeterd. Het is voor iedereen, met toegang tot het systeem, zeer eenvoudig om een eigen archief van oudere ‘eerder geziene’ facturen te raadplegen. We merken dan ook dat mensen nu wel regelmatig even terugkijken naar vorige facturen om prijzen te vergelijken. Daarmee is de factuurcontrole verbeterd en dat is natuurlijk alleen maar goed.’
Hoe hebben jullie de opstart ervaren?
NL Jobs werkt alweer twee jaar met Blue10 en is nog steeds erg te spreken over de snelle implementatie. Ron Stoopendaal vertelt over de implementatie van Blue10: ‘Toen wij eenmaal de keuze hadden gemaakt om te gaan werken met Blue10, ging het snel. We hebben kort doorgenomen wat we van elkaar tijdens de implementatie konden verwachten en daarna zijn we zo snel mogelijk aan de slag gegaan. De implementatie, zowel installaties als training was vervolgens binnen twee dagen afgerond en vanaf dat moment waren wij direct in staat om het systeem zelfstandig te gebruiken. Deze snelle implementatie is ons zeer goed bevallen!’
Net als NL Jobs zorgvuldiger facturen controleren?
Vraag een 1-op-1 demo aan
