Quality Produce International

Hoe zag de administratie eruit voor Blue10? 

Voordat ze met Blue10 werkten, verliep het factuurverwerkingsproces bij QPI handmatig. ‘’Facturen die per post binnenkwamen werden handmatig ingeboekt en alles wat per mail binnenkwam, werd geprint en daarna ingeboekt. Mocht er iets niet kloppen, werd de factuur aan de persoon gegeven die verantwoordelijk was voor de desbetreffende producten. In Greencommerce werd dan een notitie gemaakt dat de factuur bij de persoon lag, maar de factuur zelf stond niet in een systeem, dus echt overzichtelijk was het niet. Regelmatig duurde het erg lang totdat een factuur afgerond was, of omdat er nog niet naar gekeken was, of omdat de factuur toch voor iemand anders bleek te zijn. Het kwam soms ook voor dat we een kopie moesten opvragen, omdat niemand meer wist waar de factuur was gebleven. We misten eigenlijk het overzicht op de facturen.’’ 

Snelle omschakeling 

Hoe QPI in aanraking is gekomen met Blue10 bleek een mooi verhaal te zijn. ‘’Volgens mij is jullie collega Ton gewoon binnengestapt bij onze financieel directeur. De persoonlijke aanpak sprak ons wel aan, en Blue10 ook. Eigenlijk waren we vrij snel om!’’  

Vlotte opstart, gelijk aan de slag 

Een van onze Blue10’ers is bij QPI op kantoor langsgegaan om te helpen met de opstart met Blue10. ‘’Zij heeft toen alles voor ons ingericht en toen konden we meteen aan de slag.’’ Direct na de implementatie hebben Milène en haar collega’s intern een handleiding opgesteld voor collega’s. ‘’Maar in principe spreekt het gebruik van Blue10 voor zich.’’ 

Wat werken met Blue10 heeft opgelost 

Overzicht en tijdsbesparing zijn bij QPI de grootste overkoepelende voordelen. ‘’Voorheen werden alle facturen geprint en stopten we ze in mappen. Als ze dan betaald moesten worden, haalden we ze er weer uit en legden we ze na betaling op een stapel die dan gearchiveerd moest worden. Dat zijn zes handelingen; je hebt zes keer die factuur in je hand. Nu is dat volledig anders: alles gaat via één systeem en het zijn een stuk minder handelingen. Het scheelt zoveel tijd.’’  

Het werken met Blue10 gaat dus soepel bij QPI. Welke functionaliteiten zijn favoriet van Milène? ‘’Dat je in een handomdraai kan zien bij wie een factuur ligt, wat de historie is en welke opmerkingen er op zijn. Er is nu veel meer overzicht. Als een factuur nu naar een volgend persoon moet, stuur je hem makkelijk door en heb je de status in principe altijd bij de hand.’’ Ook noemt ze dat het terugzoeken van facturen nu een stuk makkelijker gaat, waardoor vragen van afnemers of leveranciers in plaats van binnen een halfuur, binnen een minuut beantwoord zijn.  

QPI en het digitale aspect 

‘’Wij dachten in eerste instantie dat de overstap naar digitale factuurverwerking heel ingrijpend en lastig zou zijn. Dat viel uiteindelijk enorm mee; je went heel snel aan het nieuwe proces. Achteraf gezien was het ook nodig, want het proces kon gewoon makkelijker. Je hoeft een collega nu niet meer lastig te vallen als deze een factuur moet goedkeuren. Je krijgt nu een melding en je lost iets veel sneller op. En er gaan geen hele bomen aan papier meer door onze administratie.’’