Rotterdam World Gateway

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?

‘Voorheen was er nog geen mailbox beschikbaar voor de facturen en kwam alles binnen via de post. Elke factuur werd voorzien van een stempel en geboekt in ons boekhoudsysteem. Daarna gingen de facturen de organisatie in naar de verantwoordelijke collega’s om de facturen goed te keuren. Als de verantwoordelijke goedkeuring gaf, kwam de factuur uiteindelijk bij de directeur terecht en werd na toestemming van de directeur de factuur betaald.’

Hoe kwamen jullie in aanraking met het digitaal verwerken van facturen?

‘Het handmatige proces kostte veel tijd en energie. Daarnaast was de status van een factuur niet altijd inzichtelijk. Voor ons was dit de aanleiding om op zoek te gaan naar een oplossing voor een efficiënter proces. De wens was er om de facturen sneller en eenvoudiger te verwerken, zodat er geen facturen onterecht werden betaald of zelfs kwijtraakten. Naast het verbeteren van het vroegere proces was het voor ons ook belangrijk dat de oplossing goed communiceert met ons boekhoudsysteem Navision. Met deze wensen kwamen wij uit bij de oplossing van Blue10.’

Hoe hebben jullie de opstart ervaren?

‘De opstart verliep goed. In het begin was het even wennen voor mijn collega’s om de facturen digitaal te verwerken, maar al snel zagen ook mijn collega’s de voordelen in van Blue10. Door het gebruik van autoroutes kost het veel minder tijd en moeite om de facturen te boeken, goed te keuren en te betalen. Ook is het gemakkelijk om te boeken via inkooporders.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?

‘Een voordeel is dat het papieren archief verleden tijd is. In Blue10 is het mogelijk om facturen 12 jaar lang te bewaren. Dit is bijvoorbeeld handig bij het opstellen van de jaarrekening. Met Blue10 open ik snel en eenvoudig de factuur waar ik naar op zoek ben. Ik hoef niet meer op zoek te gaan naar een factuur in de mappen. Als er een crediteur belt, kan ik precies zien wat de status van de factuur is en bij welke collega de factuur zich bevindt. Hierdoor kan ik de crediteur gelijk antwoord geven over de betalingsstatus van de factuur. Bijkomend voordeel van het digitale archief is dat er geen nota’s meer kwijtraken. Door Blue10 heb ik altijd en overal inzicht in de facturen, waardoor de communicatielijnen met leveranciers en collega’s verkort zijn. Het komt niet meer voor dat facturen onterecht worden betaald of kwijtraken. Kortom: Blue10 is cruciaal in de organisatie.’