Stichting IRS

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?

‘Voorheen kwamen facturen per post en via de mail binnen. Papieren facturen scande ik in voor verdere verwerking. Via de mail verstuurde ik de facturen naar de goedkeurders. Met een programma zette een goedkeurder een digitale paragraaf voor goedkeuring van de factuur. Hierna kwamen de facturen weer bij mij terecht en boekte ik de facturen in Exact Online. Vervolgens werd de factuur opgeslagen in een bestandsmapje op de computer. Het handmatig invoeren van de gegevens was een bewerkelijk en foutgevoelig proces.’

Hoe kwamen jullie in aanmerking met het digitaal verwerken van facturen?

‘Begin januari zijn we overgestapt naar het boekhoudsysteem Exact Online. In het Exact App Center ben ik op zoek gegaan naar een oplossing voor het digitaal verwerken van facturen en daar kwam ik Blue10 tegen. Na één week testen van de applicatie was ik al enthousiast en heb ik binnen de stichting aangegeven: we gaan werken met Blue10!‘

Waarom hebben jullie gekozen voor Blue10?

‘Een reden om voor Blue10 te kiezen is het gemak waarmee we het vroegere verwerkingsproces nog verder digitaliseren. Daarnaast is er een goede interactie tussen ons boekhoudsysteem Exact Online en Blue10. Naast de oplossing is ook de prijs aantrekkelijk vanwege het maandabonnement. Dit abonnement is afhankelijk van het aantal verwerkte facturen per maand en geeft recht op onder andere een onbeperkt aantal gebruikers. We verwerken relatief weinig facturen, maar werken wel met veel gebruikers. Doordat je onbeperkt gebruikers mag aanmaken bespaart dat een hoop kosten van extra licenties zoals bij andere oplossingen. Zo kwamen we dus bij Blue10 uit.’

Hoe hebben jullie de opstart ervaren?

‘Vanuit het Exact App Center ben ik zelf begonnen met het testen van Blue10. Daarnaast heeft een servicedeskmedewerker mij verder op weg geholpen in de applicatie. Eigenlijk verliep de opstart vrij soepel en kon ik zo aan de slag.’

Hoe reageren collega’s op het gebruik van Blue10?

‘Via de mail heb ik mijn collega’s geïnformeerd dat we zouden gaan werken met Blue10. In het begin kreeg ik nog wat vragen van collega’s over de applicatie wat dan ook niet vreemd is als je overstapt op een nieuw systeem. Blue10 was snel geïmplementeerd in de stichting. Mijn collega’s zijn enthousiast over het gemak van het goedkeuren van facturen en kunnen deze naderhand gemakkelijk terugzoeken in Blue10.’

Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?

‘De goede koppeling tussen Exact Online en Blue10 levert ons veel voordelen op. Facturen die binnenkomen in Blue10 komen automatisch ook in Exact Online te staan. Daardoor kan je vanuit een boeking in Exact Online gemakkelijk de factuur openen in Blue10. Een ander groot voordeel is dat Blue10 pas de betaalblokkering opheft in Exact Online wanneer de factuur daadwerkelijk is goedgekeurd voor betaling. Dit scheelt controle werk, omdat alleen de facturen die zijn goedgekeurd in de ‘te betalen lijst’ terecht komen. Tot slot neemt Exact Online stamgegevens over wanneer ik een nieuwe crediteur aanmaak in Blue10.

Daarnaast kan een goedkeurder veel sneller een factuur goedkeuren en opsturen naar andere collega’s met vragen. Ook kan een goedkeurder een opmerking plaatsen wanneer bijvoorbeeld het projectnummer niet klopt. In de historie van een factuur kan ik precies zien waar de factuur ligt en wat de status van een factuur is. Dat zorgt voor meer inzicht.’

Wat maakt jullie enthousiast over Blue10?

‘Wat mij enthousiast maakt is dat de applicatie goed werkt, waardoor ik eigenlijk maar weinig contact heb met de servicedesk. Als ik ergens een vraag over heb helpt de servicedesk mij altijd goed. Je krijgt snel antwoord en ik hoef er nooit achteraan te bellen. Dat is erg prettig!’