Facturen zijn altijd en overal beschikbaar
Summa is een investeringsmaatschappij die zich richt op het exploiteren van (hoofdzakelijk) commercieel vastgoed. In de loop der jaren heeft Summa een gevarieerde portefeuille opgebouwd die zich voornamelijk over Nederland en België uitstrekt. De portefeuille bestaat uit winkelpanden, bedrijfspanden, kantoren en woningen waarbij het zwaartepunt ligt bij het bedrijfsmatig vastgoed.
Sinds december 2013 is Summa gestart met het digitaal verwerken van inkoopfacturen met behulp van Blue10. Summa verwerkt op jaarbasis ca. 7.200 facturen voor ongeveer 30 verschillende bv’s in combinatie met MS Dynamics NAV (Navision). Natascha de Schrijver, financieel manager bij Summa, vertelt graag waarom zij snel overtuigd was van Blue10.
Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?
‘Facturen komen bij ons op de verschillende locaties binnen en hier worden ze direct geboekt. Vaak moeten de facturen nog voor controle en/of goedkeuring naar een andere locatie. Voorheen werden facturen per post opgestuurd of in gescand en gemaild naar een andere locatie om de gewenste goedkeuring te verkrijgen. De facturen die per mail binnenkwamen, werden geprint en de facturen die per post binnenkwamen, werden gekopieerd en vervolgens werden alle facturen (nogmaals) fysiek opgeslagen. Het doel hiervan was een volledig archief op beide locaties.’
Waarom hebben jullie voor Blue10 gekozen?
‘Toen ik Blue10 voor het eerst zag, was ik snel overtuigd. Ik heb ook een ander systeem gezien, maar de eenvoud en gebruikersvriendelijkheid van Blue10 sprak me direct aan. In de praktijk is dit ook daadwerkelijk gebleken, want het is erg snel geadopteerd binnen onze organisatie. Door met Blue10 aan de slag te zijn gegaan, voeren we nu geen dubbele handelingen meer uit, kan iedereen zelf facturen oproepen en verloopt het gehele proces soepeler en veel sneller.’
Hoe verliep de opstart?
‘De opstart en installatie verliepen erg vlot. Nadat we een middag uitleg en training hebben gekregen van Blue10, zijn we zelf verder gegaan met het aanmaken van de verschillende bedrijven en gebruikers. Daarna zijn we direct aan de slag gegaan met het scannen van facturen. Het gebruik van de software spreekt voor zich en is zeer gebruiksvriendelijk. Hierdoor is Blue10 ook snel binnen de organisatie geaccepteerd.’
Hoe gaat het werken met Blue10?
‘Sinds december 2013 zijn we gestart met het digitaal verwerken van inkoopfacturen met behulp van Blue10. Het proces voor die periode kostte veel tijd en geld, zeker als je het vergelijkt met onze huidige werkwijze. Met behulp van Blue10 hebben wij een aanzienlijke tijd en geld besparing gerealiseerd. Facturen hoeven niet meer per post te worden opgestuurd, worden niet meer geprint of gekopieerd en zijn altijd en overal voor iedereen beschikbaar, ondanks dat facturen op verschillende vestigingen moeten worden goedgekeurd.’
Wat zijn de grote voordelen van het werken met Blue10?
‘Met behulp van Blue10 zijn we niet afhankelijk of iemand op locatie aanwezig is of niet. Gebruikers kunnen overal vandaan heel eenvoudig inloggen en facturen controleren of goedkeuren. Vroeger gebeurde het dat we soms twee à drie weken moesten wachten voordat een factuur was goedgekeurd. Gelukkig is dit verleden tijd.’
Hoe reageren collega’s op het gebruik van Blue10?
‘De eerste week gaven medewerkers aan dat ze wel even moesten schakelen. Ze hadden de factuur niet meer fysiek in handen, maar kregen deze digitaal op het scherm om te controleren en goed te keuren. Na één à twee weken werken met Blue10, merkte ik dat dit al helemaal geïntegreerd was in de werkwijze van werknemers en dat men de grote voordelen is gaan ervaren.’
Net als Natascha aanzienlijk tijd en geld besparen?
Vraag een 1-op-1 demo aan
