TradePoint

Toch niet ‘te klein’

Ondanks dat Marcel, controller bij TradePoint en gelieerde bedrijven, al bekend was met digitale factuurverwerking, was hij niet direct overtuigd over de toegevoegde waarde voor zijn organisatie. ‘Ik was altijd in de veronderstelling dat we te klein waren voor een digitale oplossing. We verwerken 1.800 facturen per jaar en ik had het idee dat de drempel veel hoger lag’. In eerste instantie dacht Marcel dat een digitale oplossing niet rendabel was voor het bedrijf. Het tegendeel werd bewezen: ‘Blue10 levert veel toegevoegde waarde voor de crediteurenadministratie. Achteraf had ik al eerder moeten starten, maar dat is altijd makkelijk gezegd achteraf’.

Oude werkwijze

De oude werkwijze nam erg veel tijd in beslag. Zo kreeg Marcel vaak één en dezelfde factuur meerdere keren in handen. Marcel verzorgt de boekhouding voor meerdere BV’s. Hierdoor moesten alle facturen handmatig gesorteerd worden om verwerkt te worden in een van de twee boekhoudsystemen die hij gebruikt. Marcel vertelt hierover: ‘De facturen kwamen binnen in mijn postvakje, waarna ik ze sorteerde per bedrijf om in te boeken in Exact of Twinfield. Na het inboeken verdeelde ik ze over de postvakjes van de collega’s die de desbetreffende factuur moest accorderen. Vervolgens kreeg ik de facturen weer terug, sorteerde ik ze weer per bedrijf zodat ze konden worden vrijgegeven om te betalen. De facturen gingen dan naar het bakje ‘opbergen’ om vervolgens opgeborgen te worden in de ordner van het bedrijf. Zo had ik één factuur wel zes keer in mijn handen!’

Nieuwe werkwijze

De nieuwe werkwijze met Blue10 bevalt Marcel goed: ‘Met Blue10 werkt nu alles op dezelfde manier. In mijn Blue10 omgeving heb ik alle BV’s in één systeem. Alle facturen kan ik nu op dezelfde manier boeken, dus geen F5 (zoeken in Exact) meer intoetsen als ik iets wil opzoeken en daardoor uit je boeking vliegen. Sommige facturen boek ik met slechts een paar muisklikken.’ Blue10 communiceert met beide boekhoudsystemen en boekt de facturen automatisch in de juiste administratie. De tijdwinst is enorm en het is een grote verbetering vergeleken met het oude proces. Het is nu ook veel makkelijker om een factuur terug te zoeken. Ik heb nu één digitaal archief in plaats van 9 ordners waar ik in moet zoeken. Dit scheelt veel tijd én kastruimte.’ Blue10 geeft Marcel meer overzicht in het factuurverwerkingsproces: ‘Ik weet nu precies waar iedere factuur in de organisatie is. Toch is het grootste voordeel voor de administratie van TradePoint de tijdswinst. Ook voor kleine bedrijven is Blue10 echt rendabel!’

Buiten kantoor

Medewerkers van sommige BV’s komen niet meer op kantoor in Arnhem, maar moeten toch facturen accorderen. Het inscannen, mailen, uitprinten, tekenen, vervolgens weer inscannen en terugsturen was een omslachtig proces. Ook buiten het kantoor moest het mogelijk zijn om facturen te accorderen. Dit was het laatste zetje dat het bedrijf nodig had om echt te gaan beginnen met het digitaal verwerken van de inkoopfacturen. Tot de dag van vandaag heeft Marcel hier geen spijt van: ‘De prijs-kwaliteit verhouding van Blue10 is gewoonweg perfect. Blue10 is een kleine organisatie die kort op de bal zit. Als ik een vraag neerleg bij support wordt deze altijd snel beantwoord. Ik zou Blue10 zeker aanraden!’.