U Adviseurs & Accountants

Waarom hebben jullie voor Blue10 gekozen?

‘In 2013 zijn wij voor het eerst in contact gekomen met Blue10 dankzij een nieuwe klant die bij ons binnenkwam. Deze klant wilde graag met ons samenwerken, al was dat wel onder één voorwaarde; hij wilde blijven werken met Blue10. Achteraf gezien zijn we erg blij met deze voorwaarde, want dankzij deze klant zijn wij in aanraking gekomen met Blue10. Wij zagen direct dat het digitaal verwerken van facturen met behulp van Blue10 een toegevoegde waarde biedt voor onze klanten.’

Hoe draagt Blue10 bij aan de veranderende rol van de accountant?

‘De markt, waarin wij als accountantskantoor actief zijn, is aan het veranderen en daarmee verschuift ook onze rol als accountant. Klanten voeren steeds meer administratieve werkzaamheden zelf uit en veel werkzaamheden worden meer en meer overgenomen door de verdergaande automatisering. Daarmee verschuift onze verwerkende rol, steeds meer naar een adviserende rol. Dankzij Blue10 worden de administratieve, verwerkende handelingen steeds eenvoudiger en kunnen wij ons steeds meer toeleggen op de advisering van klanten. Op deze manier onderscheiden wij ons van andere kantoren en kunnen wij blijven voorzien in de veranderende behoeften van onze klanten.’

Hoe gaat het werken met Blue10?

‘Blue10 kent een flexibele opzet, waarbij de workflow van ontvangst tot en met archivering van facturen kan worden ingericht naar wens van de klant. Voor iedere klant die start met het digitaal verwerken van haar facturen maken wij een eigen Blue10 omgeving aan. Afhankelijk van het factuurverwerkingsproces van de klant, wordt deze vervolgens ingericht. De inrichting kan variëren van alleen scannen, alleen digitaal goedkeuren van facturen tot en met een volledig zelfstandig proces van ontvangst, digitale controle en het zelfstandig boeken van facturen. In het eerste scenario stuurt de klant zijn facturen alleen door naar een apart e-mail adres voor het verwerken van facturen. In het tweede scenario worden facturen wel digitaal gecontroleerd door de klant, maar verzorgen wij het boeken van facturen en in het laatste scenario controleren wij feitelijk alleen de procesgang, waaronder de gemaakte boekingen in Exact Online. Als klant krijg je de factuur feitelijk op een presenteerblaadje om deze goed te keuren en heb je met behulp van het digitale archief altijd en overal toegang tot je facturen. Het grote voordeel voor ons als kantoor is dat we langzaam maar zeker een paperless office realiseren. Daarnaast krijgen we nu een continue stroom aan facturen die binnenkomen, in plaats van alle facturen aan het eind van een kwartaal.’

Wat zijn de voordelen van het werken met Blue10?

‘Klanten zien steeds meer de voordelen in om de inkomende facturen digitaal te verwerken. Voorheen kregen wij iedere maand of kwartaal de ordners met facturen en werden deze verwerkt. Vervolgens kreeg de klant een rapportage die betrekking had op de cijfers van bijna een half jaar geleden. Dat kan tegenwoordig toch eigenlijk niet meer? Door facturen digitaal te verwerken is de administratie altijd up-to-date en ontvangt de klant desgewenst iedere maand of kwartaal een actuele rapportage vanuit Visionplanner. Met Blue10 optimaliseer je als bedrijf het interne proces. Facturen kan je nu laten controleren door de juiste persoon, zonder het risico te lopen dat facturen kwijt raken. Ook hoef je geen facturen meer te printen, liggen er geen papieren facturen meer op bureaus en behoort het handmatig archiveren van facturen op leveranciersnaam en/of boekstuknummer tot de verleden tijd. Wij zien de noodzaak en voordelen om te digitaliseren en we zijn blij om te zien dat veel cliënten dat helemaal met ons eens zijn.’