Van der Voort Potplanten

Van der Voort Potplanten werkt met het online boekhoudpakket Twinfield en verwerkt ca. 10.500 facturen per jaar. Olaf van der Voort, eigenaar van Van der Voort Potplanten, deelt graag zijn ervaringen met betrekking tot het digitaliseren van zijn facturen met behulp van Blue10.

Hoe verliep het factuurverwerkingsproces voorheen bij jullie?

‘Tot 2013 werden digitale facturen bij binnenkomst eerst geprint en geboekt in Twinfield. Na het boeken van de facturen werden de facturen voor de andere locatie allemaal weer in gescand om op te kunnen sturen naar de verantwoordelijke persoon op een andere locatie. De mail die terug kwam met de fiattering werd zo nodig uitgeprint en achter de factuur geniet.’

Waarom hebben jullie gekozen voor Blue10?

‘Samen met de adviseur van Flynth adviseurs en accountants (Paul Kuijpers) is er een vergelijkend onderzoek geweest tussen verschillende aanbieders. Voor Van der Voort Potplanten is Blue10 als beste naar voren gekomen. We hebben de bedrijven vergeleken op basis van functionaliteit van het systeem versus de kosten die daar tegenover staan. Al snel kwam naar voren dat Blue10 het meest gebruiksvriendelijke systeem biedt, snel kan schakelen, ervaring heeft met klanten in de tuinbouw en een goede integratie heeft met Twinfield.’

Hoe gaat het werken met Blue10?

‘Het proces verloopt nu allemaal een stuk gemakkelijker. We kunnen iedere factuur langs één of meer mensen laten gaan om te controleren. Zelf zie ik de facturen als laatste voordat ze vrijgegeven worden voor betaling. In één scherm zie ik dan de factuur en alle opmerkingen van de diverse mensen. Aan de hand daarvan ben ik altijd op de hoogte wat er binnen mijn bedrijf gebeurd.

We hoeven onze digitale facturen bovendien niet meer uit te printen. Een wens van ons was dat de factuurverwerking zo eenvoudig mogelijk verloopt. We willen zo min mogelijk facturen per post ontvangen, zodat deze facturen niet gescand hoeven te worden. Inmiddels ontvangen wij 60% á 70% van de facturen digitaal. Voor het einde van dit jaar verwachten wij zeker 80% van de facturen digitaal te ontvangen. Wij willen in de toekomst ook meer XML facturen ontvangen. Op een XML factuur hoeft geen OCR toegepast te worden en dus hoeven wij de herkenning van de facturen ook niet meer te controleren en dat bespaart ons ‘fouten’ en natuurlijk tijd.’

Wat zijn de grote voordelen van Blue10?

‘Wij zijn zeer tevreden over Blue10. Het allermooiste vind ik dat de verantwoordelijkheid voor het goedkeuren van een factuur met behulp van Blue10 ook daadwerkelijk bij de verantwoordelijke persoon in de organisatie komt te liggen. Daarnaast ben je met Blue10 zeer flexibel en dat past goed in de huidige tijd. Onze administratrice hoeft niet meer perse naar het bedrijf te komen om goed te kunnen werken.

Door het digitaal verwerken van inkoopfacturen is de factuurverwerking overzichtelijker geworden, de afhandeling gaat een stuk sneller en mensen kunnen gemakkelijk een boodschap meegeven. Bovendien hoef ik niet meer in een map een factuur op te zoeken, maar kan ik deze altijd en overal snel en gemakkelijk terug vinden in het digitaal archief van Blue10.’

Wat maakt jullie enthousiast over Blue10?

‘Eind vorig jaar vertelde de accountant mij dat ik mogelijk over kon stappen op het nieuwe online boekhoudsysteem Finmaster, wat naadloos aansluit op mijn online begrotings- en rapportagetool FlynthLink. De combinatie van budgetteren, scannen, factuurcontrole en boekhouden is sterk en misschien wel uniek door de online beschikbaarheid van alle financiële data in één virtuele omgeving. Doordat je bij Blue10 per factuur betaalt, zou ik het ook graag aan kleine bedrijven willen aanbevelen.’