Vandeputte Medical

Ouderwets, klassiek systeem

Jan Willem, Finance manager bij Vandeputte Medical, vertelt over het proces voor de start met Blue10: ‘Alle facturen die op papier binnen kwamen, werden gekopieerd en facturen die per e-mail binnen kwamen, printten we uit. Omdat er verschillende mappen waren voor het archiveren van facturen en pakbonnen, werd alles dubbel gearchiveerd.’ Een collega van Jan Willem voerde de factuur vervolgens handmatig in Microsoft Dynamics NAV en verspreidde de kopieën onder de verantwoordelijken in de organisatie. Na de juiste goedkeuring kon de factuur dan uiteindelijk geboekt worden in de financiële administratie. Jan Willem: ‘Dit ouderwetse, klassieke systeem van factuurverwerking was erg tijdrovend’.

Opnieuw op zoek naar een oplossing

Reden genoeg om over te stappen, vertelt Jan Willem. ‘We hadden het idee dat het beter kon en gingen daarom opnieuw op zoek naar een digitale oplossing.’ Opnieuw, vertelt Jan Willem, omdat hij een eerdere zoektocht staakte, nadat hij de vereiste investeringskosten zag van concurrenten. ‘In mijn tweede zoektocht zocht ik meer gericht naar digitale factuurverwerking en zo kwam ik bij toeval de website van Blue10 tegen. Bij Blue10 bleek de terugverdientijd helemaal niet lang. Het grote verschil met Blue10 is dat er een bedrag per factuur wordt gerekend. Dit maakt het een stuk overzichtelijker én voordeliger’. Samen met de tijdwinst die Blue10 ons zou opleveren, waren dit de doorslaggevende factoren om te starten met Blue10.’ Voor zowel ons als Vandeputte Medical een geluk dat ze opnieuw zijn gaan zoeken naar een oplossing!

Een kort opstartproces

Jan Willem vertelt over de start met Blue10: ‘De implementatie verliep heel goed en vooral heel erg kort, een collega van Blue10 kwam een halve dag langs om uitleg te geven en onze omgeving samen in te richten. Zodra ik een factuur klaar had liggen voor een collega om goed te keuren, ging ik bij ze langs om een login aan te maken en ze te helpen bij het accorderen van hun eerste factuur.’ Het was even wennen voor de collega’s van Jan Willem, maar na een korte uitleg konden ze snel zelf aan de slag. ‘Ik gebruik Blue10 zelf minder, maar mijn collega’s vinden Blue10 heel prettig om mee te werken. Voorheen werd alles op papier verspreid. Je weet hoe dat gaat, de factuur belandt op een stapel met andere papieren waar ze ofwel vergeten worden of kwijtraken. Facturen worden te laat betaald en je gaat op een gegeven moment achter lopen. Gelukkig zijn we met Blue10 daar nu van af.’

Een flinke tijdsbesparing

Blue10 heeft voor Vandeputte Medical een flinke tijdsbesparing opgeleverd: ‘Ik schat dat met de huidige oplossing van Blue10 wij 7 werkdagen per maand besparen’. ‘En dan ben ik nog voorzichtig’, zo voegt Jan Willen hieraan toe. Hij ziet alleen maar voordelen: ‘Over de servicedesk ben ik erg te spreken. Het contact met hen is fijn. Door de eenvoud van het product heb ik alleen in de eerste twee weken en afgelopen december contact gehad met de servicedesk. Ik heb ze dus nog niet zo heel erg nodig gehad’. Wel ontvangt Jan Willem iedere maand de nieuwsbrief met tips en tricks: ‘Handig om dingen te zien die ik nu nog niet mis, maar wellicht later kan gebruiken’. Hij voegt hieraan toe: ‘Wat mij overigens echt enthousiast maakt over Blue10, zijn de korte lijnen van het implementatieproces, het was in een paar weken geregeld. Daarnaast ook het gemak van werken op de digitale manier, zonder printer en papier, maar vooral ook de snelheid waarmee facturen nu verwerkt kunnen worden. Ik hoef niet meer de factuur over te typen en dat is een groot voordeel. Het is dus vooral een enorme tijdsbesparing!’.

Verbeterpuntje?

‘Nee ik heb geen verbeteringen voor jullie, zo te zien is alles duidelijk, dus dat is prima’. Tot slot zou Jan Willem graag iets willen toevoegen aan het product, namelijk: ‘Het werken met pakbonnen, wij kopen heel veel in en dit komt allemaal bij het magazijn terecht. Als dit ook meegenomen kan worden in Blue10, hebben wij een digitaal archief waar echt alles in staat’. We hebben Jan Willem op de hoogte gesteld van de pakbonmodule, waarmee je de mogelijkheid hebt om pakbonnen en facturen onafhankelijk van elkaar in te scannen. We werken iedere dag aan het verbeteren van Blue10 en komen wensen als die van Jan Willem graag tegemoet!