RPA, ofwel Robotic Process Automation, is een steeds meer besproken term. Maar wat houdt het nu eigenlijk écht in? Heeft je organisatie er baat bij? Is ieder proces geschikt voor RPA? En worden mensen hierdoor écht overbodig, zoals je weleens hoort zeggen? Wij zetten alles over RPA voor je op een rij.
RPA: waar staat dat voor?
De letterlijke vertaling van Robotic Process Automation is ‘’robotgestuurde procesautomatisering.’’ Het is niet vreemd als je dan aan fysieke robots denkt. RPA betreft echter een andere vorm van automatisering. Geen ‘’echte’’ robots dus. Wat dan wel?
- De R (Robotic) uit RPA staat voor ‘’niet meer door de mens.’’ Het gaat hier dus niet over fysieke robots, maar over software robots die repeterende, handmatige werkzaamheden overnemen van mensen.
h - De P (Process) gaat over bedrijfsprocessen die bestaan uit repeterende, handmatige handelingen. Handelingen die niet leuk en uitdagend zijn, maar vaak op een dagelijkse, routinematige basis moeten gebeuren. Daarbij zijn deze routinematige werkzaamheden veelal foutgevoelig. Denk bijvoorbeeld aan bepaalde administratieve werkzaamheden, zoals het aanmaken van klanten, het invoeren van orders, het boeken van inkoopfacturen of een adres- of rekeningwijziging van een leverancier of klant. Het overtypen van deze gegevens lijkt natuurlijk eenvoudig, maar een typfoutje is verrassend snel gemaakt… Andere voorbeelden van processen die geautomatiseerd kunnen worden, zijn het communiceren van betalingsherinneringen aan een klant en het rondsturen en handmatig bijhouden van een Excel takenlijst van een bepaald project. Dit zijn tijdrovende taken die eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden met behulp van software robots.
h - De A (Automation) uit RPA duidt op het automatiseren van processen, met behulp van software robots. Door deze robots op de juiste manier te programmeren, maken ze op basis van vaste regels, ofwel een algoritme, vaste beslissingen per situatie. Op deze manier nemen ze bovengenoemde werkzaamheden uit handen van werknemers en voeren ze bijvoorbeeld bepaalde data automatisch in op de juiste plek in het bijbehorende systeem (order, factuur, etc.).
Wat Robotic Process Automation kan opleveren voor jouw organisatie
Nu je weet wat RPA precies inhoudt, heb je wellicht al een idee van de mogelijke voordelen voor jouw organisatie. Misschien heb je zelfs al een beeld van welke processen je wilt gaan automatiseren. Maar wat levert het jouw organisatie concreet op? We hebben de belangrijkste voordelen van RPA op een rijtje gezet:
- RPA neemt handmatige, repeterende werkzaamheden uit handen van mensen, waardoor deze meer tijd krijgen voor werkzaamheden die écht waarde toevoegen voor de organisatie, voor klanten én voor de mensen zelf. Doordat werkzaamheden geautomatiseerd worden, draagt RPA bij aan het verlagen van werkdruk en het verhogen van werkplezier. Het werk wordt immers uitdagender.
h - Continuïteit en kostenbesparing. Software robots worden niet ziek, hebben geen vakantie en werken in principe 24/7 door. Dit zorgt ervoor dat gestandaardiseerde, administratieve processen altijd doorlopen, waardoor bijvoorbeeld de administratie altijd actueel is. Hier kan een organisatie op steunen en haar mensen kunnen met deze automatisch ingevoerde data aan de slag en hun meerwaarde voor de organisatie tonen.
h - RPA voorkomt (menselijke) fouten, zorgt voor een hoge betrouwbaarheid van data en zorgt voor een versnelling in de doorlooptijd van (administratieve) processen. Als verkoop gerelateerde processen volledig geautomatiseerd zijn, kan dit zelfs resulteren in een concurrentievoordeel.
Is RPA toepasbaar op ieder proces?
Nee, Robotic Process Automation is niet toepasbaar op ieder proces. Er zijn een aantal voorwaarden waar een proces aan moet voldoen, voordat het in aanmerking komt om te automatiseren. Over het algemeen heeft RPA het meeste effect op processen die bestaan uit repeterende, handmatige handelingen. Een goed voorbeeld zijn repetitieve administratieve processen, zoals het aanmaken van orders voor klanten, het boeken van inkoopfacturen en het koppelen van betalingen aan facturen. Processen die geschikt zijn voor RPA hebben het volgende gemeen. Ze zijn:
- Gestandaardiseerd: Handelingen zijn standaard met weinig tot geen uitzonderingen.
- Digitaal en kennen gestructureerde data: Data wordt gestandaardiseerd en digitaal ingevoerd. Dan is het tijdbesparende effect van een software robot ook het grootst.
- Rule-based: Beslissingen, keuzes en werkwijzen liggen vast op basis van regels. Daarbovenop moeten uitkomsten van een proces voorspelbaar zijn.
Kortom, voorafgaand aan de implementatie van RPA zijn er twee basisstappen die processen idealiter doormaken om het ‘’de robot’’ zo makkelijk mogelijk te maken. De volgorde die altijd doorlopen moet worden, is: 1. Digitaliseren; 2. Standaardiseren en dán 3. Automatiseren. Zo haal je het optimale resultaat uit de software robot en breng je de hoogst mogelijke besparing aan in jouw processen.
Een nuchtere kijk op RPA
De mogelijkheden van RPA moeten ook weer niet geromantiseerd worden. Het is ook weer niet zo dat RPA alle ‘problemen’ van een organisatie oplost. Ook voor RPA geldt: ‘’rubbish in, rubbish out.’’ Hoe geautomatiseerd het proces ook is, als er slechte data in gaat, dan komt het er ook ‘slecht’ uit. Anderzijds speelt RPA in steeds meer organisaties een rol van betekenis, waarbij het een ‘besparend’ effect heeft. En heel vaak gebeurt dit zonder dat mensen het zelf bewust door hebben. Steeds meer processen worden geautomatiseerd, waarbij software (de robot) alle, of in ieder geval zoveel mogelijk repeterende, gestandaardiseerde handelingen uit handen neemt van mensen.
Mogelijkheden in overvloed
RPA wordt op dit moment nog vaak gekoppeld aan het automatiseren van repeterend, invoerend werk. Robotic Process Automation biedt echter meer mogelijkheden dan alleen het automatiseren van repeterend werk.. RPA gaat namelijk niet alleen over automatische invoer van data, maar ook over automatische controle van ingevoerde data en het geven van context aan mensen op moment van menselijke inmenging in geautomatiseerde processen, bijvoorbeeld bij het controleren of goedkeuren van een factuur. Geautomatiseerde controles zijn bijvoorbeeld: Heeft de organisatie de maandelijkse (abonnements-)factuur al ontvangen en zo ja, is deze factuur correct? Is de factuur niet dubbel? Ligt het totaalbedrag van de factuur in lijn met eerder ontvangen inkoopfacturen? Allemaal controles die een software robot automatisch uit kan voeren en die mensen helpen bij hun werkzaamheden.
De mogelijkheden van Robotic Process Automation in factuurverwerking
Met betrekking tot automatisering van inkoopfactuurverwerking zijn er een aantal mogelijkheden, waarvan een deel reeds is geïntegreerd in oplossingen als Blue10. Daarnaast zien we nog veel meer veelbelovende mogelijkheden om stappen in het hele factuurverwerkingsproces te automatiseren. Deze mogelijkheden beantwoorden samen tevens de vraag: ‘’Wat kan RPA voor het factuurverwerkingsproces betekenen?’’
- Automatische factuurherkenning. Wat ons betreft behoort het handmatig invoeren van inkoopfacturen al ruimschoots tot het verleden. In eerste instantie was het Optical Character Recognition (OCR) waarmee herkenning plaatsvond. Inmiddels worden inkoopfacturen met behulp van machine learning en andere vormen van herkenning steeds beter ‘gelezen’. De software robot ontdekt patronen in data en leert deze documentgegevens steeds beter te herkennen. Zo verwerk je een factuur al snel automatisch vanuit de mail. Naast automatisch herkende en ingevulde data van digitale facturen in PDF- en Wordformaat, doet de elektronische factuur langzaam maar zeker zijn intrede. Ook om deze écht goed te lezen, heeft automatiserende software algoritmes nodig.
hhh - Automatisch boeken van facturen. Naast dat software de relevante gegevens uit de factuurkop herkent, kunnen ook steeds meer facturen automatisch gecodeerd en dus geboekt worden in de financiële administratie. Dit kan enerzijds door boekingen uit het verleden te correleren aan de huidige inkoopfactuur. Anderzijds door een factuur op detailniveau per regel te lezen en, indien gewenst, per veld te koppelen aan het juiste grootboek, kostenplaats, kostendrager en/of project.
hhh - Automatisch goedkeuren van facturen. In principe zou alleen een ‘’menselijk’’ paar ogen nodig moeten zijn als de software robot een afwijking constateert bij de automatische controle. Op basis van het ritme waarin een factuur binnenkomt, de koppeling van bestelling en factuur en/of door het goedkeurgedrag van een gebruiker in het verleden, kan een software robot steeds beter adviseren of een inkoopfactuur akkoord is of niet. En als we eenmaal gewend zijn aan dit advies, kan dit proces ook volledig geautomatiseerd worden.
hhh - Automatisering van communicatie tussen leverancier en klant. We zouden software in de toekomst ook kunnen inzetten om te ondersteunen in de communicatie tussen leverancier en klant (of inkoper en verkoper). Als een leverancier bijvoorbeeld de status van een factuur opvraagt, omdat hij wil weten wanneer de factuur betaald wordt, stelt de software automatisch een aantal vragen om bij de juiste factuur te komen, zoals leverancier en factuurnummer. Als de betreffende factuur gevonden is, koppelt de software robot zelfstandig terug aan een leverancier wat de status is van de factuur, bijvoorbeeld of deze al goedgekeurd is of niet, of de factuur al vervallen is of niet, et cetera. Een ander voorbeeld van een mogelijke geautomatiseerde vorm van communicatie is het automatisch opvragen van een ontbrekende factuur wanneer de software robot deze niet terug kan vinden bij een betaling, via automatische incasso of creditcard. Of als van een bepaald abonnement van één maand een factuur ontbreekt. Dit soort routinematige contactmomenten zijn zeer geschikt om te automatiseren. Pas op het moment dat zich een uitzondering in deze procesflow voordoet, is er menselijke tussenkomst nodig. Bijvoorbeeld als de betaaltermijn van een factuur is verstreken en je dit eerst zelf wilt bekijken, voordat er iets teruggekoppeld wordt aan een leverancier.
Kortom; Robotic Process Automation gaat de verwerkingstijd van (inkoop)facturen steeds verder verkorten en zorgt voor betere output naar een financiële administratie, waardoor financiële cijfers actueler én betrouwbaarder zijn. Hierbij gaat het niet alleen over het automatisch invoeren van data, maar ook zeker over de context die wij krijgen bij geautomatiseerde (compleetheid)controles of advies bij het goedkeuren van een inkoopfactuur.