Het is nu natuurlijk een hot topic: thuiswerken. Deze blog was eigenlijk al geschreven voordat we te maken kregen met de maatregelen omtrent het coronavirus, waardoor op dit moment heel veel mensen (noodgedwongen) vanuit huis werken. In eerste instantie vonden we het ongepast en ietwat goedkoop om deze blog te publiceren. Aan de andere kant is het onderwerp juist nu ontzettend actueel en relevant. Het feit dat veel bedrijven in een korte periode de transitie van op kantoor werken naar thuiswerken moeten maken, roept in iedere organisatie een kritische vraag op: Zijn we daar eigenlijk wel klaar voor?
Wij hebben net als de meeste bedrijven inmiddels veel ervaring met thuiswerken. We hebben de blog er nog eens bij gepakt en er een persoonlijke noot aan toegevoegd, omdat we juist in deze tijd zien dat er veel ervaringen omtrent thuiswerken worden gedeeld. Daarom hebben ook wij deze blog alsnog online gezet.
Blue10’s overgang naar thuiswerken
Iedere organisatie heeft zijn eigen achtergrond en keuzes gemaakt wat betreft hard- en software. Ook Blue10 heeft in het verleden een aantal van deze keuzes moeten maken. In 2016 groeiden we uit ons eerste kantoor en stonden we voor een uitdaging: het hele bedrijf moest opgepakt en verplaatst worden naar een nieuwe, ruimere locatie in HNK Den Haag. Met het oog op groei hebben we op dat moment besloten dat we snel en wendbaar wilden zijn en bovenal vonden we het belangrijk dat we ons makkelijk konden aanpassen aan veranderende omstandigheden. Juist om die reden hebben wij in 2016, gedurende onze verhuizing, de keuze gemaakt om voor iedere applicatie te kiezen voor een cloudoplossing. Van telefonie tot documentopslag, van CRM tot en met tooling voor marketing, customer succes en development. Het was geen makkelijke opgave, maar uiteindelijk zijn we blij met deze keuze. Als we in de toekomst nog eens zouden verhuizen, hoeven we ons in ieder geval geen zorgen te maken over onze tooling.
We hebben de afgelopen jaren gemerkt dat deze cloud softwareoplossingen ons niet alleen voordelen opleveren bij een toekomstige verhuizing. Ook onderweg, op locatie bij een klant of als mensen nog even thuis aan het werk willen, bleken we hier baat bij te hebben. We waren onszelf er niet altijd van bewust hoe fijn het is dat wij allemaal, op een heel eenvoudige manier, op ieder moment, konden werken waar we maar wilden. Mits we toegang tot internet hebben natuurlijk. Na de onbewuste voordelen van de afgelopen jaren, zien we nu heel bewust de voordelen van deze keuzes. Na de overheidsmaatregen van 12 maart, waarbij iedere organisatie gevraagd werd om zo veel mogelijk thuis te gaan werken, konden wij (gelukkig) heel snel schakelen. Er hoefden geen hard- en software keuzes gemaakt te worden. Daardoor kon ons team direct verder werken vanuit huis, waarmee we van 1 kantoor naar 40 mini-thuis-kantoortjes zijn gegaan. Voor ons dus een makkelijke stap, terwijl andere organisaties hier nog niet klaar voor waren.
In andere organisaties zagen we dat, zeker in de eerste weken, verschillende mensen nog op kantoor bleven werken. Software bleek niet geschikt te zijn om thuis benaderd te worden, vpn verbindingen waren nog niet beschikbaar en/of de telefooncentrale kon op afstand niet gebruikt worden. Gevolg was dat mensen in sommige situaties noodgedwongen alsnog op kantoor aan het werk moesten gaan. Niet vanwege de aard van het werk, maar vanwege de beschikbare hard- en software. Veel organisaties hebben desondanks razendsnel geschakeld en hebben systemen en/of omgevingen benaderbaar gemaakt van buitenaf. Onder druk wordt over het algemeen veel mogelijk; dat zie je ook hier maar weer.
Zoals je in de inleiding hebt kunnen lezen, werken wij al een geruime tijd vanuit huis. We kunnen wel zeggen dat we ons inmiddels goed hebben aangepast aan de situatie. Wij hebben onze ervaringen op een rijtje gezet en delen deze graag met jou.
Afspraken
Om het thuiswerken en de samenwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen, hebben wij bij Blue10 met elkaar een aantal spelregels afgesproken, namelijk:
- De werktijden tijdens het thuiswerken zijn, voor zover mogelijk, hetzelfde als op kantoor. Grote voordeel hiervan is dat collega’s hierdoor van elkaar weten wanneer we beschikbaar zijn en wanneer niet. Bovendien blijft de scheiding tussen werk en privé zoveel mogelijk aanwezig; ook dat is belangrijk. Collega’s die in deze periode ook thuismeester of -juf zijn of nog jongere kinderen hebben, moeten in deze periode natuurlijk wel eens schipperen met hun tijd en beschikbaarheid. Dat is logisch. Zij doen in ieder geval mee met de dagelijkse stand-ups en stemmen daarin direct hun beschikbaarheid af met hun team.
- We hebben afgesproken dat iedereen Microsoft Teams gebruikt als communicatietool en dit goed in de gaten houdt. Dit is namelijk ons belangrijkste communicatiemiddel op dit moment. Was er op kantoor wel eens weerstand tegen Teams, omdat Skype for Business ‘toch ook prima werkte’, kunnen we nu echt niet meer zonder.
- Tijdens het thuiswerken zal er niet één keer, maar twee keer per dag een standup worden gehouden met het eigen team. De eerste in de ochtend, waarin we de werkzaamheden voor die dag bespreken. De tweede in de middag, waarbij we wederom even videobellen en kort vertellen of we ergens tegenaan zijn gelopen en of een collega wellicht hulp kan bieden. Doe deze stand-ups vooral ook met een videobeeld erbij, want dan zie je elkaar en dat kan soms in leuke, grappige momenten resulteren ;). In de afgelopen weken hebben wij deze twee contactmomenten als heel prettig ervaren. Het is goed om elkaar (minimaal) twee keer per dag even te zien en spreken nu we niet meer fysiek in dezelfde ruimte werken. Al is het een enkele keer echt alleen al voor een stukje social talk, op deze manier behoudt iedereen op iedere dag tenminste twee keer sociale contacten, wel zo handig nu we allemaal min of meer aan huis gekluisterd zijn.
- Als laatste houden we iedere week, op vrijdagmiddag, een weekupdate met het hele team. Hierin wordt besproken hoe Blue10 ervoor staat, wordt relevante data gedeeld en bespreken we kort wat ieder team afgelopen week gerealiseerd heeft. Daarna is het natuurlijk tijd voor de borrel en proosten we met z’n allen digitaal op de week en de hoop dat we dit snel weer op kantoor kunnen doen.
Communicatie en samenwerking
Soepele communicatie en samenwerking binnen het team zijn tijdens het thuiswerken natuurlijk van belang. Het volgen van bovenstaande spelregels helpt ons al enorm bij het samenwerken. Gelukkig kunnen ook alle afspraken en meetings via verschillende tools gewoon digitaal doorgaan. Hier is in basis alleen een werkende internetverbinding voor nodig. Zo is iedereen nog gewoon bereikbaar en loopt alles door zoals we dat gewend zijn. Al gebeurt het natuurlijk af en toe dat een internetverbinding vastloopt en het gesprek vooral bestaat uit ‘Horen jullie mij?, ‘Je loopt vast’ of ‘Hallo, hallo’. Daarnaast horen we ook wel eens een robotstem of zien we een bevroren beeld. Vervelend? Tja, als dat nu het ergste is…
Ieder team heeft zich dan ook goed aangepast aan deze nieuwe situatie. Zeker onze collega’s van Customer support zoeken elkaar veel op via teams. Schermen worden onderling gedeeld, ze helpen elkaar waar mogelijk en koppelen het dan natuurlijk weer zo goed als mogelijk terug naar de klant. We zitten dan wel op afstand, maar we kunnen de klanten gelukkig nog steeds goed helpen. Ook het development team deelt regelmatig hun scherm, zodat ze met elkaar mee kunnen kijken in een stukje code en elkaar verder kunnen helpen. Nu even niet direct op elkaars toetsenbord, maar ook de bediening kan gewoon overgegeven worden. Verder hebben we een aantal sollicitaties op afstand gehad. Even wennen natuurlijk, maar een mooie oplossing om toch te blijven groeien als bedrijf. Hetzelfde geldt voor sales. Waar zij in beginsel afwisselend demonstraties van de Blue10 dienst ‘op afstand’ en ‘op locatie bij de klant’ geven, worden deze nu alleen via het web met behulp van tools als Teamviewer en natuurlijk Teams gedaan. Ook het marketing team zoekt elkaar geregeld op om te brainstormen, te overleggen of voor een gezellig praatje.
Want naast dat afspraken zich nu digitaal afspelen, mis je door thuiswerken ook een stukje social talk, dat er normaal gesproken wel is, bijvoorbeeld tijdens het halen van koffie of thee. Daarom komen de standups ook zo goed van pas. Voor een aantal van ons worden deze momenten af en toe ook dankbaar aangegrepen om het toch nog even te hebben over wie er nu kampioen moet worden in de Eredivisie. Het mag duidelijk zijn dat we hier nog niet op één lijn zitten. Ondanks de dagelijkse standups en de wekelijkse digitale borrel zijn er toch collega’s die je minder of zelfs niet spreekt, simpelweg omdat je gewoonlijk niet met ze samenwerkt. Om de saamhorigheid onder alle Blue10’ers in stand te houden en elkaar te updaten over hoe het er thuis voor staat, hebben we in april 2020 de Blue10 Thuiswerkvlogs in het leven geroepen. Iedere week waren er drie gegadigden die hun thuiswerkervaringen met het hele team deelden aan de hand van grappige vragen. De reacties daarop waren enthousiast; je leert je collega’s zo op een andere manier kennen, zo in de thuissfeer. Op die manier zorg je er dus ook voor dat de interactie tussen het hele team blijft opleven.
Tools
Gelukkig zijn er ook een aantal handige (cloud)tools om de samenwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen.
- Meetings: Voor meetings gebruiken wij zelf MS Teams, wat inmiddels niet meer weg te denken is in onze dagelijkse communicatie. Collega’s bellen elkaar tussendoor even op, delen hun scherm en kunnen vervolgens weer verder met hun eigen werk ofwel kunnen de klant een antwoord geven op de vraag. Echt handig! Vergelijkbare oplossingen die bij andere organisaties gebruikt worden zijn Zoom of Google Meet.
- Documentopslag: Voor documentbeheer gebruiken we bij Blue10 al een aantal jaar Sharepoint. Hiermee staan alle documenten in de cloud, waardoor iedereen altijd en overal toegang heeft tot de documenten die hij/zij nodig heeft. Binnen een team kan je hierdoor ook nog eens gemakkelijk samenwerken. Ook de versiegeschiedenis die bijgehouden wordt is erg handig. Als je samenwerkt aan een document en je collega vergeet te werken met wijzigingen bijhouden, is het altijd makkelijk dat je alsnog je (eigen) oudere versie naast de nieuwe versie van je collega kan zetten.
- CRM: Alle klantcommunicatie leggen we bij Blue10 vast in Dynamics 365 CRM. Van het eerste klantcontact, de verkoopfase(s) tot en met de ondersteuning door onze collega’s van support; we leggen alle communicatie vast in CRM. Het voordeel hiervan is dat er één waarheid is van wat er bij een klant speelt. En doordat het online is, kan een collega van sales ook nog eens direct alle communicatie erbij pakken op het moment dat zij straks weer met de klant aan tafel kunnen/mogen zitten.
- Boekhouding: Op financieel gebied is er een onuitputtelijke lijst met online boekhoudsystemen beschikbaar, die je ook altijd en overal kan benaderen. Hier moeten we zelf wel iets opbiechten; wij gebruiken nu nog Navision2016, wat op een server in de cloud geïnstalleerd staat. We kunnen hier wel vanuit huis bij, maar helemaal cloud is het nog niet. Voor de zomer gaan we onze boekhouding migreren naar Business Central, zodat we ook hier weer up-to-date zijn.
- Inkoopfacturen: Tot slot konden we natuurlijk ook Els van finance niet naar kantoor laten gaan om onze inkoopfacturen te verwerken. Hiervoor gebruiken wij vanzelfsprekend onze eigen software; een hele handige tool voor een soepele factuurverwerking. Ook Blue10 draait in de cloud en is daarmee op iedere locatie en op ieder moment beschikbaar. Dus ook vanuit huis. We hebben lang gezocht, maar zijn toch tot de conclusie gekomen dat we, in tegenstelling tot de andere tools, geen vergelijkbaar alternatief voor Blue10 kennen ;-)…
