Steeds meer bedrijven ontvangen facturen digitaal als Pdf-bestand per e-mail. Met een oplossing als Blue10 worden deze facturen direct opgehaald uit een mailbox en verwerkt in het systeem. Dit bespaart tijd en dus ook kosten. Een andere manier om facturen digitaal te ontvangen, is het ophalen/downloaden van een factuur uit een portal op de website van de leverancier. Dit wordt door de aanbieder verkocht als ‘klantvriendelijk’ en ‘erg handig’, maar is dat ook echt zo? Eén ding is in ieder geval zeker; Het ‘verplicht’ downloaden van facturen van een portal zorgt voor veel ergernis bij bedrijven/personen die de digitale factuur van de portal af moeten halen. Een voorbeeld hiervan is de telecomnota die we zelf kunnen ophalen van de website van onze telecomprovider.
Naar onze mening is de ‘portal-factuur’ vooral handig voor de leverancier en niet voor het bedrijf of de persoon die de factuur moet ophalen van de portal. Doordat je zelf een handeling moet verrichten, bestaat bovendien altijd het gevaar dat je de factuur per ongeluk vergeet op te halen. Velen hebben zichzelf wel eens afgevraagd of ze de factuur niet op een andere manier kunnen ontvangen dan via de portal, maar opmerkelijk genoeg biedt de leverancier in veel gevallen geen andere mogelijkheid om de factuur te ontvangen. De vraag is; Mag dat eigenlijk wel?
Het antwoord is ‘Ja’, maar ook ‘Nee’. Een leverancier mag zijn factuur alleen binnen een portal aanbieden, indien de klant hier vooraf toestemming voor heeft gegeven. Deze toestemming wordt niet zo snel door een klant gegeven, want het op halen van een factuur uit een portal kost vooral tijd. Helaas kan die toestemming echter ook geregeld zijn via de algemene voorwaarden van de leverancier. Op het moment dat je de algemene voorwaarden hebt geaccepteerd van de leverancier, heeft de leverancier dus zijn toestemming om de factuur in zijn portal aan te bieden. Voor een uitgebreidere uitleg kun je het blog van internetjurist Arnoud Engelfriet lezen. Klik hier om deze te lezen.
